Soorten zakelijke communicatie

Als zakelijk leider weet u dat communicatie een belangrijk onderdeel is van het succes van uw bedrijf. De methoden die u gebruikt om te communiceren omvatten persoonlijke interacties, telefoongesprekken, sms-berichten en andere, meer traditionele vormen van schriftelijke correspondentie. Er zijn verschillende soorten zakelijke communicatie om te overwegen die uw toon of inhoud kunnen aanpassen.

Tip

• De vier basistypen van zakelijke communicatie zijn intern (opwaarts), intern (neerwaarts), intern (lateraal) en extern.

Interne, opwaartse communicatie

Dit type bedrijfscommunicatie is alles wat afkomstig is van een ondergeschikte aan een manager of een individu in de organisatiehiërarchie. Leiders hebben informatie nodig die naar boven stroomt om een ​​echte impuls te geven aan de activiteiten van het bedrijf. De meeste communicatie die naar boven stroomt, is gebaseerd op systematische formulieren, rapporten, enquêtes, sjablonen en andere bronnen om werknemers te helpen de nodige en volledige informatie te verstrekken.

Een verkooprapport kan bijvoorbeeld het totale aantal pitches bevatten, samen met de daadwerkelijke verkopen. Het kan ook feedback vragen, zoals een samenvatting van problemen of successen die het management zou willen volgen.

Interne, neerwaartse communicatie

Dit is elk type communicatie dat afkomstig is van een superieur aan een of meer ondergeschikten . Communicatie kan de vorm hebben van een brief, een memo of een mondelinge richtlijn. Leiders moeten communicatie professioneel en duidelijk houden met ondergeschikten. Een memo met betrekking tot een nieuwe operatieprocedure kan bijvoorbeeld betrekking hebben op veiligheidseisen en nieuwe voorschriften. Er mag geen plaats zijn voor interpretatie van de veiligheidseisen; de taal moet bondig uitleggen wat er precies moet gebeuren.

Interne, laterale communicatie

Laterale communicatie is het praten, berichten en e-mailen van collega's op kantoor . Dit kan een communicatie tussen afdelingen zijn of een interne afdeling. Een voorbeeld van een scenario met communicatie tussen afdelingen is waar de fulfillment-manager een vraag heeft over een speciale bestelling en de verkoper om opheldering vraagt ​​via een e-mail- of kantoorberichtensysteem. Degenen in dezelfde afdeling kunnen communiceren om updates over statusrapporten te bieden en om planningen te coördineren. Medewerkers moeten altijd worden aangemoedigd om op een respectvolle en professionele manier te communiceren op het werk.

Externe communicatie

Externe communicatie is elke communicatie die het kantoor verlaat en zich bezighoudt met klanten, prospects, verkopers of partners. Het kan ook gaan om regelgevende instanties of stadskantoren. Verkooppresentaties of marketingbrieven moeten spannend zijn om belangstelling van de klant te wekken, maar ze moeten ook feitelijk zijn gebaseerd. Wanneer u correspondeert met externe entiteiten voor partnerschappen of andere zakelijke administratiebehoeften, vermeld dan het doel en beknopt zijn in communicatie, zowel mondeling als schriftelijk. Respecteer de tijd van mensen door ter zake te komen en uw verzoek te formuleren.