Hoe een dresscode-memo te schrijven

Het bedrijf installeert kledingcodes om een ​​aantal redenen, waaronder verbeterde professionaliteit en om afleidingen te minimaliseren. De memo voor het introduceren van een nieuwe of andere dresscode moet duidelijk zijn over hoe de werkgevers verwachten dat de werknemers zich kleden, terwijl ze een beleefde positieve houding behouden. Supervisors of personeelsleden moeten de memo schrijven met behulp van de juiste memo-indeling en informatieve berichttechnieken.

Beleid instellen

De meeste bedrijven leggen beleid inzake kledingvoorschriften uit in handboeken voor werknemers of andere soorten nieuw werknemers- en oriëntatiemateriaal. Memo's met dresscode-informatie kunnen werknemers eraan herinneren om zich aan het beleid inzake kledingvoorschriften te houden. Elke memo die een dresscode wijzigt of maakt, wordt waarschijnlijk gevolgd door een officiële beleidswijziging die wordt vermeld in het werknemershandboek of de officiële gedragscode van het bedrijf.

Memo-indeling

Memo's zijn korter en meer informeel dan de gemiddelde zakelijke brief. Ze zijn meestal één pagina of niet meer dan ongeveer 250 woorden. In de meeste memo's worden begroetingen, sluitingen en alinea-inspringen weggelaten. Memo's bevatten onderwerpregels die aangeven waar de memo betrekking op heeft, zoals 'Nieuwe dresscode' of 'Change in Dress Code'. De memo kan ook de datum en tijd vermelden waarop de notitie onder of onder de onderwerpregel wordt verzonden. De meeste memo's bevatten de initialen van de schrijver, of af en toe een handtekening, onderaan de pagina.

Crafting Informatieve berichten

Het hoofddoel van het schrijven van een dresscode-memo is om de staf kort op de hoogte te stellen van een nieuw beleid inzake kledingvoorschriften of wijzigingen aan de huidige dresscode. Dresscode-memoschrijvers moeten de standaard informatieve berichtensamenstelling gebruiken. De schrijvers moeten een samenvatting van de belangrijkste punten in de eerste alinea, de details van de dresscode, de redenen achter het beleid, mogelijke negatieve dresscode-situaties en een positieve, toekomstgerichte conclusie bevatten. De schrijver moet ervoor zorgen dat het bericht de goodwill behoudt en opbouwt.

Goodwill behouden

Goodwill in berichten is een belangrijke inspanning die blijk geeft van zorg en waardering voor medewerkers. Goodwill is vooral belangrijk in informatieve memo's die voor sommige werknemers negatief lijken. Medewerkers die niet van kledingvoorschriften houden of zich niet aan de dresscode willen houden, kunnen de voordelen van het beleid na elke nieuwe regelgeving waarderen. Medewerkers ontvangen informatie over nieuwe codes beter wanneer ze de redenen achter de beleidswijzigingen begrijpen.