Hoe een credit hold brief aan een klant te schrijven

Wanneer een klant zijn factuur niet heeft betaald en vervolgens krediet blijft gebruiken voor uw bedrijf, is het nodig dat de eigenaar van het kleine bedrijf ingrijpt en actie onderneemt. Zolang de klant niet meer dan 30 dagen heeft betaald en niet heeft gereageerd op vragen of verzoeken om betaling, kan een bedrijfseigenaar een tegoed op zijn tegoed houden totdat het probleem is opgelost. De klant moet schriftelijk op de hoogte worden gesteld van deze beslissing.

1.

Verwijs naar het rekeningnummer en de situatie. Neem het rekeningnummer op in uw communicatie voor de referentie van uw klant. Herinner haar eraan dat u verschillende keren om betaling heeft gevraagd en dat zij nog niet op u heeft gereageerd. Vermeld het bedrag dat u in deze sectie aan uw bedrijf verschuldigd bent.

2.

Informeer hem beleefd dat zijn tegoed nu in de wacht staat. Leg uw klant uit dat u door deze situatie geen krediet meer kunt verstrekken aan hem in uw plaats van vestiging. Wees professioneel in uw formulering, zelfs als u boos bent op die specifieke klant. Dit is een "just the facts" -brief.

3.

Neem een ​​oplossing voor het probleem op. Nu u de klant bewust hebt gemaakt van het probleem, moet u haar oplossing voor het probleem aanbieden. Stel een specifieke tijd in, meestal binnen een bepaald aantal dagen na ontvangst van de brief, om de volledige betaling te doen van wat ze verschuldigd is. Als ze dit doet, laat haar weten dat het in bewaring houden zal worden opgeheven.

4.

Leg je positie uit. Klanten beschouwen bedrijven vaak als gezichtsloze bedrijven. Leg uit dat u, terwijl u geen tegoed op zijn naam wilt zetten, op dit moment geen ander verhaal kunt doen. Wees beleefd en laat hem weten dat de situatie gewoon niet kon doorgaan.

5.

Beëindig de brief positief. In plaats van de klant te vernietigen, moet je de brief afsluiten met een verklaring dat je positief bent en dat hij de zaak zal corrigeren en dat het niet betalen simpelweg een vergissing is. Het kan ver van de waarheid zijn, maar in het geval dat het een eenvoudig misverstand was, zal de klant niet vervreemd zijn.