Hoe een zakelijk rapport aan een Executive te schrijven

Bedrijfsleiders gebruiken rapporten om meer inzicht te krijgen in processen en protocollen binnen een afdeling of evenement. Zakelijke rapporten bevatten zeer specifieke aandachtsgebieden. Hoewel het intimiderend kan lijken om een ​​bedrijfsrapport aan een leidinggevende te schrijven, helpt het volgen van enkele standaardrichtlijnen de auteur van het rapport op schema te blijven, zodat hij een zinvol document kan maken.

Controleer Office-sjablonen

Sommige bedrijfsorganisaties hebben sjablonen of handleidingen voor het schrijven van rapporten die specifiek zijn voor de bedrijfsstandaarden. Neem contact op met een supervisor om te bepalen of u toegang hebt tot relevante sjablonen. Een sjabloon maakt het gemakkelijker om van sectie tot sectie te gaan bij het invullen van de benodigde gegevens. Als u geen bestaande sjabloon hebt, houdt u zich dan aan de basisrichtlijnen als sjabloon voor het rapport.

Over het algemeen gebruikt zakelijk schrijven de blokindeling, zodat de secties langs de pagina naar de linkermarge lopen. Gebruik eenvoudig leesbare lettertypen zoals Courier of Times New Roman, houd de lettergrootte op 12. Gebruik vetgedrukte letters voor de sectiekoppen, zodat ze opvallen. Langere rapporten profiteren van een voorpagina en een inhoudsopgave.

Het doel van het rapport

Denk in dit deel van het rapport als een journalist. Denk aan uw doelgroep en het doel van het rapport. Geef het rapport op een duidelijke manier een titel die het doel van het rapport definieert, zodat de leidinggevende gemakkelijk kan zien wat het onderwerp is. Gebruik de eerste alinea of ​​twee om het doel gedetailleerder te definiëren. Vermeld de doelen van het rapport. Een rapport met de titel 'Samenvatting van de implementatie van het veiligheidsprotocol op sitelocaties' kan bijvoorbeeld verschillende doelen hebben. Deze doelen kunnen zijn: "het bestaande veiligheidsprotocol bekijken, zorgen identificeren en doelen definiëren voor betere training en veiligheidsrichtlijnen."

Bekijk achtergrondgegevens

Neem een ​​alinea om de achtergrond uit te werken die relevant is voor elk doel. Kijk naar de gegevens die u beschikbaar hebt, inclusief recente incidentrapporten, feedback van klanten of enquêtes onder medewerkers. Bekijk voor het voorbeeld van het veiligheidsrapport historische gegevens die u hebt over de bestaande bedrijfsveiligheid, inclusief eventuele bekende statistieken. Neem indien nodig industriestandaarden op. Citeer bestaande of nieuwe voorschriften en bespreek de bestaande training en protocollen voor sitelocaties. Bespreek wat het bedrijf of de afdeling goed doet, wat misschien geen goede werkwijze is en wat er mis zou kunnen zijn.

Bespreek mogelijke oplossingen

Als er oplossingen beschikbaar zijn, geef dan een alinea met uitleg. Een nieuwe veiligheidsklasse aangeboden door de Occupations Safety and Health Administration (OSHA) kan beschikbaar zijn als een workshop ter plaatse. Bijgewerkte EHBO-kits en een verbeterd eerste-reactieprotocol kunnen de afdelingveiligheid helpen verbeteren. Dit zijn slechts een paar voorbeelden van hoe u kunt zoeken naar gebieden in uw specifieke branche-niche die oplossingen voor problemen kunnen bieden.

Vat de kernideeën samen

Een alinea met een samenvatting van het volledige rapport, de doelen en mogelijke oplossingen, maakt het gemakkelijk voor leidinggevenden om het document te scannen op relevante informatie. Deze paragraaf moet beknopt zijn en moet het doel van het rapport herhalen, en adviseren over mogelijke oplossingen of verbeteringen.

Gebruik specifieke taal

Over het algemeen hebben leidinggevenden graag bottom-line ideeën en hebben ze geen tijd voor een bloemrijke taal. Hoewel je mening relevant kan zijn bij het bespreken van remedies, vermijd dan openlijke emotionele taal. Er is bijvoorbeeld een verschil tussen zeggen: " EHBO-klassen verminderen ernstig letsel in onze branche " en " EHBO-klassen zijn absoluut nodig omdat mijn collega's zonder de dood zullen sterven ." Houd waar mogelijk vast aan feiten ter ondersteuning van meningen.

Het is ook belangrijk om te voorkomen dat u oordeelt over wat de medewerkers aan het doen zijn. Wijs iets op iets verkeerds is één ding, maar het geven van een oordeel helpt niet het gesprek in de richting van productieve verandering te brengen. Denk opnieuw als een journalist die probeert feiten zo objectief mogelijk door te geven.