Hoe schrijf je een incentive brief?

Een aanmoedigingsbrief wordt soms een bonusbrief genoemd en wordt gebruikt om een ​​werknemer of een groep werknemers te laten weten dat ze de bonus ontvangen. Bedrijfseigenaren moeten de goodwill van incentives maximaliseren door meer te doen dan alleen een cheque sturen. Laat mensen weten wat ze krijgen en waarom.

Misschien heb je misschien een ceremonie aan het einde van het jaar om topwerknemers te eren, om iedereen een reden te geven om in de incentiveclub te willen zijn. Het schrijven van de aanmoedigingsbrief is niet moeilijk en volgt de standaard opmaak van bedrijfsbrieven.

De letter opmaken

Volg de blokopmaak die wordt gebruikt voor zakelijke brieven. Dit betekent dat alle nieuwe alinea's moeten worden uitgelijnd met de linkermarge en dat alinea's en secties moeten worden gescheiden door een lege ruimte. Elke paragraaf of sectie is een blok. De meeste zakelijke letters gebruiken een lettertype van Arial of Courier, met een lettergrootte van 11 of 12, maar blijven hangen bij wat uw bedrijf doorgaans gebruikt voor zakelijke correspondentie.

De ontvanger feliciteren

Als iemand een incentive heeft ontvangen, betekent dit dat ze een doel hebben bereikt. Als een groep of het volledige personeel een incentive ontvangt, betekent dit dat het collectieve team het bedrijf heeft geholpen een specifiek doel te bereiken. Feliciteer ontvangers van de prestatie. Het zorgt ervoor dat ze zich goed voelen en gewaardeerd worden.

Hoewel sommige mensen strikt gemotiveerd zijn door geld, worden anderen gemotiveerd door erkenning. Herkenning helpt ervoor te zorgen dat uw ontvangers gemotiveerd zijn om de doelen van volgend jaar te behalen.

Het doel bepalen

Het is één ding om te zeggen: "Gefeliciteerd! En hier is uw motivatie." Het is een ander ding om de prestatie te herzien. Door het doel te definiëren en de prestatie te beoordelen, zelfs als het maar een paar regels zijn, zullen werknemers precies worden herinnerd aan wat ze hebben gedaan. Nogmaals, de incentive is niet alleen een beloning voor eerder werk, het is een motivatie voor toekomstige groei.

Mensen waarderen de stimulans meer als ze worden herinnerd aan wat ze precies hebben gedaan om het te bereiken. De meeste prikkels zijn immers gebaseerd op grote doelen die niet gemakkelijk worden bereikt. Dit geeft de medewerker verder aan dat u de geleverde inspanningen begrijpt. Als je een feestceremonie of -diner houdt, laat het anderen ook weten wat er echt mogelijk is als de moeite wordt gedaan.

De incentive vieren

Geen aanmoedigingsbrief is compleet zonder de bonus te vieren. Nogmaals, feliciteer de persoon voor hun harde werk en verklaar dat je ernaar uitziet om hun naam volgend jaar weer op de lijst te zien. Geef het bedrag van de incentive aan als het een incentive in contanten was. Als het een andere stimulans was, zoals een reis, geef dan de details van de reis.

Bedank de medewerker voor alles wat hij doet om het bedrijf een betere plek te maken, de brief af te sluiten en te ondertekenen. Gebruik geen rubberen handtekeningzegel omdat incentives moeten worden gevierd en niet worden omgezet in een generiek proces. Neem de tijd om elk teken te ondertekenen, indien mogelijk. Als het een bedrijfsbrede bonus met 3.000 werknemers is, is dit natuurlijk niet haalbaar, maar het is zeker mogelijk met slechts 10 of 20 aanmoedigingsbrieven.

Tip

• Als er fiscale gevolgen zijn voor de werknemer, is het goed om deze in de incentive te vermelden. Zoiets als simpel zeggen: "Een formulier 1099 wordt naar elke ontvanger gestuurd, raadpleeg uw belastingadviseur over uw situatie", is genoeg om medewerkers te laten weten dat ze hulp nodig hebben.