Hoe een gebruikershandleiding voor werknemers te schrijven

Een gebruikershandboek is vooral handig bij het trainen van nieuwe medewerkers, het herzien van verbeterprocessen, het herzien van functieomschrijvingen of het vervangen van werknemers door ziekte of omzet. Voor veel organisaties zou het schrijven van een bedieningshandleiding voor werknemers enkele dagen, zo niet weken, in beslag nemen vanwege het aantal mensen dat bij het proces is betrokken en het aantal bewerkingen dat in de handleiding moet worden opgenomen. Een bedieningshandleiding verschilt van een werknemershandboek. Een werknemershandboek concentreert zich op het beleid en de richtlijnen van de werkplek, terwijl de focus van een bedieningshandleiding voor werknemers werkprocessen voor functiegroepen of afdelingen is.

1.

Bepaal het doel van de bedieningshandleiding van uw bedrijf. Sommige bedrijven bereiden een handleiding voor de hele organisatie voor, terwijl anderen een bedieningshandleiding voor elke afdeling opstellen. Als uw bedrijf meerdere afdelingen en een groot aantal werknemers heeft, is een afdelingsspecifieke handleiding een betere keuze. Aan de andere kant, als u een klein bedrijf heeft waar werknemers vaak multifunctioneel werken vanuit de taken van werknemers in verschillende delen van het bedrijf, is een bedrijfsbrede handleiding waarschijnlijk meer behulpzaam.

2.

Zorg voor een lijst met functietitels en posities. Identificeer medewerkers bij elke functie die tijdens de conceptfase input kunnen geven. Stel de functiebeschrijvingen voor elke positie samen en sorteer ze op functie en vervolgens op afdeling. Sorteer bijvoorbeeld alle functieomschrijvingen van de administratieve ondersteuning en sorteer ze op afdeling, zoals administratieve assistenten voor verkoop, inkoop en uitvoerende afdelingen.

3.

Bekijk elke taakomschrijving en selecteer de essentiële functies van de taak. Markeer de primaire taken en beschrijf de processen die worden gebruikt om elke taak uit te voeren, inclusief alle bronnen die nodig zijn voor elke taaktaak. Een voorbeeld van een administratief assistentproces voor de uitvoerende afdeling zou de posities zijn die de gevestigde exploitant ondersteunt, zoals de chief executive officer, chief operating officer en chief financial officer. De benodigde middelen omvatten toegang tot vertrouwelijk bestandsmateriaal, financiële gegevens en materialen voor investor relations. De details voor processen op directieniveau hoeven mogelijk alleen te worden opgenomen in kopieën van handleidingen voor werknemers in die afdeling vanwege het vertrouwelijke karakter van activiteiten op directieniveau.

4.

Plan individuele vergaderingen met een medewerker in elke positie waarvoor u een bewerkingspagina opstelt. Vermijd eenvoudigweg het herhalen van de takenlijst in de taakomschrijvingen van werknemers en concentreer u in plaats daarvan op hoe u de taaktaken uitvoert. Als u bijvoorbeeld een gebruikershandboek schrijft voor de personeelsafdeling, vraag dan om informatie van medewerkers die taken uitvoeren op het gebied van werving en selectie, werknemersrelaties en vergoedingen en voordelen. Detailinformatie over hoe nieuwe werknemers te verwerken, welke werknemers betrokken zijn bij de verwerking van nieuwe werknemers en de materialen en documentatie die voor nieuwe werknemers nodig zijn, zoals achtergrondonderzoeksformulieren, drugstestinformatie, uniformen, identificatiebadges, sleutels en inloginformatie voor computerapparatuur.

5.

Wijs een deel van het gebruikershandboek toe aan afdelingsfuncties en de verschillende soorten interdepartementale functies. Verklaar afdelingsprocessen, zoals personeelszaken, verkoop, verzending, boekhouding en andere secties van het bedrijf, evenals interdepartementale functies, zoals het proces voor het beëindigen van een werknemer. De personeelsverantwoordelijke voor die afdeling moet contact opnemen met personeelszaken om ervoor te zorgen dat het personeelsdossier van de medewerker ter beoordeling beschikbaar is. De personeelsverantwoordelijke en een personeelsfunctionaris moeten de reden voor de opschorting of beëindiging bespreken en een beëindigingsvergadering plannen met de werknemer bij een definitieve beslissing om te schorsen of te beëindigen.

6.

Gebruik uw discretie en onafhankelijk oordeel bij het schrijven en verspreiden van een gebruikershandboek. Hoewel managers en supervisors over het algemeen de processen voor hun toegewezen afdelingen moeten kennen, wilt u mogelijk een andere versie van het bewerkingshandboek produceren voor eerstelijns werknemers van wie de functies niet vereisen dat zij hetzelfde type informatie beschikbaar hebben voor supervisors en managers. .