Hoe boekhoudregels en procedures te schrijven

Boekhoudkundige beleidsregels en procedures helpen uw medewerkers om uw bedrijf te runnen zonder uw constante toezicht. Ze zijn eenvoudig, gemakkelijk te begrijpen en te volgen. Als uw bedrijf bijvoorbeeld het beleid heeft om geen cheques te accepteren, accepteren werknemers geen cheques, zelfs als u er niet bent om ze te controleren. Het schrijven van boekhoudkundige regels en procedures kan moeilijk zijn, maar ze zullen u op de lange termijn helpen, processen gestandaardiseerd en eenvoudig houden.

1.

Organiseer je schrijven. Zorg voor een afzonderlijke sectie voor elk boekhoudproces, zoals crediteuren, debiteuren en vaste activa. Geef elk beleid en procedure (P & P) een nummer en gebruik het nummeringssysteem om de documentatie te ordenen. Alle debiteurenadministraties kunnen bijvoorbeeld beginnen met een 1, crediteuren moeten worden betaald met een 2. Dus, als u op zoek bent naar een specifiek document met betrekking tot het betalen van rekeningen, kunt u de 2-serie opzoeken en deze gemakkelijk vinden, misschien als een 201 of 2001.

2.

Gebruik een sjabloon om beleid en procedures te schrijven. Dat maakt de documentatie eenvoudig te schrijven en te begrijpen. Overweeg een indeling te gebruiken waarbij u bovenaan een standaardlabel hebt met naam, datum, documentnummer en andere informatie. Onder dat op de pagina zou je een sectie met de naam "Purpose" kunnen plaatsen om het doel van de P & P uit te leggen en aansluitend daarop zou je kunnen beginnen met het eigenlijke verhaal van het proces dat je wilt standaardiseren.

3.

Schrijf duidelijk met goede spelling en grammatica. Beleid en procedures moeten door veel mensen worden gebruikt, dus maak het gemakkelijk leesbaar en onfeilbaar. Vermijd het benoemen van de namen van mensen en gebruik in plaats daarvan positienamen. Wees consistent in je schrijven om verwarring te voorkomen. Als u een factureringsfactuur heeft van "Administratiekantoor", verander dan niet diezelfde positie in "Clerk I" of "Filing Clerk" in andere P & P.

4.

Ontwerp uw beleid en procedures met het oog op een goede interne controle. De boekhouder moet bijvoorbeeld geen cheques kunnen ondertekenen. Alle cheque-uitbetalingen moeten vergezeld gaan van een aftekening door de eigenaar of manager die erkent dat de aankoop geautoriseerd was en alle diensten en goederen op de juiste manier werden ontvangen.

Tips

• Overweeg een kant-en-klaar beleid en procedures softwarepakket voor uw branche te nemen. De meeste processen zijn vergelijkbaar, en door software te krijgen waarbij u slechts enkele items hoeft te wijzigen of toe te voegen, kan het u een hoop tijd besparen. Het is gemakkelijker om bestaande documentatie te wijzigen in plaats van alles vanuit het niets te doen.
• Laat uw accountant uw P & Ps eens bekijken om problemen met de interne controle op te sporen die kunnen worden verholpen door een andere procedure te gebruiken.

Waarschuwing

• Bekijk het beleid en de procedures minstens één keer per jaar om er zeker van te zijn dat het nog steeds geldig en correct is. Dingen veranderen in het bedrijfsleven en de P & Ps moeten de wijzigingen bijwerken.