De richtlijnen voor handleidingen voor schrijfprocedures
Procedurehandleidingen zijn nuttige hulpmiddelen voor verschillende werkgelegenheidsinstellingen. Of werknemers nu moeten weten hoe het kopieerapparaat moet worden bediend of hoe de vereiste gezondheids- en veiligheidstraining moet worden voltooid, een procedurehandleiding kan een overzicht van de stappen bieden. Veel werkgevers ontwerpen gecombineerde "beleids- en procedurehandleidingen", maar het is belangrijk om het onderscheid te erkennen: beleidsregels weerspiegelen regels, procedures weerspiegelen processen en hoe ze te voltooien. Bij het samenstellen van een effectieve procedurehandleiding is het van essentieel belang dat u zich concentreert op de procedure zelf en de informatie verstrekt die meer nuttig zal zijn voor werknemers om deze te volbrengen.
kwaliteiten
Een procedurehandleiding moet eenvoudig te lezen en te gebruiken zijn. Een procedurehandleiding waarvoor een eigen procedurehandleiding nodig is om deze te lezen, is voor een werknemer niet echt nuttig. Bovendien moet de procedurehandleiding consistent zijn in alle elementen, inclusief stijl, ontwerp en informatie. Een procedurehandleiding is bedoeld om anderen te helpen bij het voltooien van een bepaalde taak, dus het moet worden geschreven met de lezer in gedachten. De beschreven processen moeten duidelijk en logisch zijn, zodat alle lezers zonder problemen de procedure kunnen volgen.
Kenmerken
Procedurehandleidingen kunnen variëren in specifieke functies, op basis van het type informatie dat gedetailleerd is. Voor het grootste deel zijn effectieve procedurehandleidingen echter die met een duidelijke en consistente opmaak zodat de lezer weet hoe hij het materiaal moet volgen. Alinea's zouden zonder verwarring moeten beginnen en eindigen, en lezers zouden zich niet moeten afvragen waar de ene stap eindigt en de andere begint. Bij het beschrijven van stappen moeten schrijvers krachtige actiewerkwoorden gebruiken om ervoor te zorgen dat lezers precies weten wat ze moeten doen, en ze moeten waar nodig uitleg en opties bieden. Alle pictogrammen, afbeeldingen of grafieken / diagrammen moeten duidelijk zijn om te begrijpen en eenvoudig te volgen zijn.
Schrijfstijl
De schrijfstijl voor een procedurehandleiding moet gebaseerd zijn op duidelijke en beknopte taal. Alle procedurele informatie moet correct zijn en eventuele acroniemen moeten worden verduidelijkt met een verklaring tussen haakjes, bijvoorbeeld de "Food and Drug Administration (FDA)". In procedureshandboeken die enige tijd in omloop zijn, vermijd het gebruik van specifieke informatie die snel verouderd kan raken. Technische taal en jargon die voor de meesten onbekend zijn, moeten worden vermeden.
Ontwerp
Het ontwerp van de procedurehandleiding zal grotendeels afhangen van het type procedure dat wordt geschetst, maar sommige ontwerpaanbevelingen zijn van toepassing op alle procedurehandleidingen. Een goede procedurehandleiding gebruikt veel witte ruimte. Dat wil zeggen, de handleiding is niet overbelast met afdrukken, maar biedt veel ruimte voor inspringen en alinea-einden om te voorkomen dat de lezer wordt afgeschrikt. Effectieve procedurehandleidingen hebben ook duidelijke koppen en subrubrieken, evenals andere geschikte labels en schetsen voor veel punten.
verantwoordelijkheden
Degenen die verantwoordelijk zijn voor het schrijven van procedurehandleidingen, zijn ook verantwoordelijk voor het periodiek beoordelen ervan. Als materiaal irrelevant wordt, moet het worden verwijderd of bijgewerkt. Als de informatie niet effectief is om werknemers te helpen, moet de handleiding worden herzien en verbeterd. Een procedurehandleiding is alleen zo nuttig als het werk dat lezers hiermee kunnen doen, en als de handleiding dit nalaat, heeft de schrijver de verantwoordelijkheid om deze te wijzigen.