General Ledger Basics

Het boekhoudproces is meer dan 500 jaar oud. De moderne boekhouding verschilt nauwelijks van die van Luca Bartolomeo de Pacioli, wiskundige en vader van de moderne boekhouding, in de jaren 1400. De grootste verandering zit in de gebruikte tools: computers in plaats van ganzenpennen en papier. Het grootboek is een belangrijk onderdeel van het boekhoudsysteem. Het bevat de centrale boeken van uw systeem en registreert elke afzonderlijke transactie.

Definitie

Het grootboek is een permanente samenvatting van de rekeningen die alle financiële informatie voor uw bedrijf in tijdschriften beschrijft, inclusief verkopen, contante ontvangsten en uitbetalingen in contanten. Grootboek bestaat uit vier delen: het rekeningschema, financiële transacties, rekeningsaldi en boekhoudperioden. Over het algemeen verwijzen accountants naar de rekeningen van het rekeningschema als grootboekrekeningen.

accounts

Uw rekeningen bestaan ​​uit drie hoofdcategorieën: activa (wat u bezit), passiva (wat u verschuldigd bent) en kapitaal (eigen vermogen, inkomsten en uitgaven). Elke account heeft een eigen journaal waarin u per datum de afschrijvingen en tegoeden bijhoudt. Elke transactie wordt dan toegevoegd aan of afgetrokken van het beginsaldo, net zoals uw bankafschrift. Aan het einde van elke boekingsperiode wordt het eindsaldo voor die rekening overgedragen naar het grootboek. Uiteraard doet moderne boekhoudsoftware dit over het algemeen voor u, dus wanneer een account gedurende een boekhoudperiode naar het grootboek is "geboekt", begint deze een nieuwe boekhoudperiode met het eindsaldo als het beginsaldo van de nieuwe periode.

formules

Twee basisformules zijn van toepassing op alle grootboekboekhouding. De eerste formule 1 stelt dat activa (wat u bezit op een specifieke datum) minus verplichtingen (wat u op een specifieke datum verschuldigd bent) gelijk is aan het eigen vermogen (de waarde van uw bedrijf op een specifieke datum). Het tweede, formule 2, stelt dat inkomsten (geld dat u binnen een bepaalde periode inbrengt) minus kosten (geld dat u in de aangegeven periode betaalt) gelijk zijn aan winst (wijzigingen in de waarde van uw bedrijf gedurende de aangegeven periode).

rapporten

Het grootboek bevat twee belangrijke rapporten: de balans en de resultatenrekening. De balans geeft een overzicht van de waarde van uw bedrijf op een specifiek moment met behulp van formule 1. De winst-en-verliesrekening geeft een overzicht van hoe goed of slecht uw bedrijf presteerde gedurende een bepaalde periode, en gebruikt Formule 2. De meeste bedrijven drukken de twee rapporten aan het einde van elke maand af., kwartaal en fiscaal jaar.

Expertweergave

Uw grootboek vereist constant onderhoud om het gestroomlijnd te houden. Gecertificeerde openbare accountants (CPA's) stellen doorgaans het volgende advies voor om de hoeveelheid vereiste controlewerkzaamheden te verminderen. Elimineer accounts met een klein saldo door ze in grotere rekeningen te rollen. All Business stelt voor dat u "het aantal grootboekrekeningen op regelmatige basis snoeit door vergelijkbare rekeningen samen te voegen." Laat één persoon de leiding hebben over journaalboekingen; op die manier stromen ze op dezelfde manier en worden bijgehouden door slechts één persoon.