GAAP-regels voor kleine geldfondsen

De Federal Accounting Standards Board ontwikkelt de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes, of GAAP, die algemeen worden geaccepteerd en gebruikt door gecertificeerde openbare accountants. Bedrijven gebruiken de GAAP-regels om te zorgen voor consistente werkwijzen en ethische normen voor financiële boekhouding. Bedrijven stellen kleine geldmiddelen samen om kleine, onverwachte bedrijfskosten te dekken die zich voordoen tijdens de normale gang van zaken. De GAAP-regels voor kasgeld omvatten procedures voor het vastleggen van transacties, het volgen van uitbetalingen en het voorkomen van misbruik van het fonds.

Locatie en aangewezen personeel

De GAAP-regels bevelen aan dat kleine geldmiddelen worden bewaard op een vergrendelde locatie, zoals een geldkist of een lade, met documentatie van transacties. Bedrijven moeten een bewaarder van het kleine kasfonds aanwijzen en een andere persoon aanwijzen om de uitbetaling van de fondsen toe te staan ​​of goed te keuren. De regels bevelen een derde persoon aan die is toegewezen om de boekhoudfuncties uit te voeren, zoals het afstemmen van kleingeld en andere rekeningen aan het einde van de maand. Zeer kleine bedrijven kunnen andere interne controles gebruiken om het gebruik van kleine bedragen te controleren, zoals verrassingsaudits van de fondsen en het account.

Fondsbedrag en toegestane gebruik

Het management bepaalt het bedrag dat contant wordt gehouden in het kleine kasfonds op basis van het bedrag dat het bedrijf nodig heeft gedurende een periode van één maand. Het bedrag wordt te allen tijde weergegeven door het bedrag aan contanten in het fonds of door een combinatie van contanten en ontvangsten voor uitbetalingen. Het management bepaalt de toegestane toepassingen voor kleine geldmiddelen, zoals kleine contante aankopen onder een bepaald bedrag, vervangende kantoorbenodigdheden, verzendkosten, leverings- en verzendkosten en fooien.

Het account en fondsen

Na het aanmaken van een grootboekrekening voor kleine bedragen, schrijft het bedrijf een cheque uit aan de kleine geldbewaarder voor de hoeveelheid van het kleine kasfonds. Door een afzonderlijke kleingoedrekening aan te maken, kan het bedrijf de kleine kasrekening verzoenen met andere geldrekeningen. De bewaarder verzilvert de cheque en plaatst het contante geld op de vergrendelde locatie voor de kleine kasmiddelen. De beheerder van het fonds dient een aanvraagformulier in om kleine kasmiddelen aan te vullen. Het aanvraagformulier wordt ingediend met het bewijs dat de resterende contanten in het fonds, de documentatie van de uitbetalingen en het gevraagde aanvulbedrag gelijk zijn aan het totale bedrag dat is vastgesteld voor het kleine kasfonds.

uitbetalingen

Custodians zorgen ervoor dat ontvangsten worden verkregen voor alle uitbetalingen. Het gebruik van een log helpt bij het bijhouden van uitbetalingen en biedt informatie voor het vastleggen van transacties en het afstemmen van accounts. Genummerde vouchers die de naam, de datum, het doel van de aanvraag en het type uitgaven bevatten, bieden de nodige informatie en volgmechanismen. De werknemer geeft de voucher terug aan de bewaarder met de facturen, ontvangstbewijzen en andere ondersteunende documentatie.

Transacties opnemen

De cheque die aan de custodian wordt geschreven voor de kleine kasmiddelen, wordt in het contante uitbetalingsdagboek opgenomen als een afboeking op kleine bedragen en een creditering in contanten. Kleine uitgaven worden gedurende de maand op de juiste onkostenrekeningen geboekt. Vul kleine geldmiddelen bij voordat u de jaarrekening van de onderneming voor de maand invult, zodat het contante bedrag in het kleine kasfonds overeenkomt met het saldo dat is geregistreerd voor de kleine kasrekening. De grootboekrekening voor kleine geldmiddelen wordt geregistreerd als een vlottende activa op de balans van het bedrijf.