De kenmerken van een informatiebeheersysteem

Veel bedrijven gebruiken een vorm van een informatiebeheersysteem of IMS. Sommige kleinere bedrijven doen dit via een database die te vinden is in de meeste kantoorsoftwareproducten. Anderen kopen extern IMS en integreren deze systemen met de momenteel gebruikte software. Het type informatiebeheersysteem dat een bedrijf kiest, hangt af van de waarde die het systeem kan brengen voor het bedrijf.

Database management

Het belangrijkste kenmerk van een informatiebeheersysteem is de mogelijkheid om gegevens op te slaan en die gegevens gemakkelijk te maken voor gebruikers van het systeem. Het type database dat u kiest, bepaalt hoe het informatiebeheersysteem reageert op verzoeken of vragen om informatie. Systemen die een relationele database gebruiken, slaan de gegevens op in afzonderlijke tabellen in plaats van in één grote tabel. Zodra de gegevens zijn opgeslagen, verbinden uw databasebeheerders relevante gegevenstabellen met elkaar via het gebruik van sleutels. Deze sleutels identificeren de relatie tussen gegevens in de ene tabel en gegevens in een andere tabel. Relationele databases bieden een snellere reactie op query's en slaan meer informatie op dan hiërarchische databases. Hiërarchische databases hebben altijd toegang tot gegevens die boven aan de database beginnen en naar beneden gaan. Er wordt niet gekeken naar de relatie tussen verschillende stukjes informatie.

Rapportage

Het volgende belangrijkste kenmerk van een informatiebeheersysteem komt in de vorm van rapporten. Een informatiebeheersysteem is slechts zo goed als de rapporten die het genereert. De mogelijkheid om informatie te produceren die u helpt bij uw besluitvormingsproces is een belangrijk kenmerk voor dit soort systemen. De meeste IMS bieden meerdere rapportsjablonen, terwijl andere ook de mogelijkheid bieden om specifieke rapporten op maat van uw behoeften te maken en deze rapporten op te slaan als een sjabloon die anderen kunnen gebruiken.

Vrije toegang

Een informatiebeheersysteem dat vrije toegang tot zijn systeemarchitectuur mogelijk maakt, laat een bedrijf gemakkelijker voldoen aan externe voorschriften en interne vereisten. Open toegang betekent dat het bedrijf het IMS gemakkelijker kan integreren met bestaande systemen. Deze mogelijkheid vermindert de noodzaak voor externe servicemedewerkers om interne onderhoudswijzigingen door te voeren. Open toegang vermindert ook uw onderhoudskosten omdat interne resources het onderhoud van het systeem kunnen beheren.

integratie

Informatiebeheersystemen worden doorgaans geïntegreerd met de bestaande systemen van een bedrijf. Hoe goed deze gevarieerde systemen integreren, creëert vaak veel uitdagingen voor interne en externe bronnen. Een goed IMS biedt gemakkelijke integratie met legacy-systemen, waardoor een bedrijf de apparatuurinvesteringen die het al heeft gedaan, kan behouden.

schaalbaarheid

Omdat niet alle bedrijven het volledige aanbod van bepaalde informatiebeheersystemen nodig hebben, wordt schaalbaarheid een belangrijke koopoverweging. Kleinere bedrijven kunnen nu een kleinere versie van een IMS nodig hebben, maar binnen een paar jaar zijn extra functies en grotere databasemanagementmogelijkheden vereist. Het aanschaffen van een schaalbaar systeem geeft een bedrijf ruimte om te groeien zonder zijn initiële investering te verliezen.