Factoren van effectieve communicatie

Als eigenaar van een klein bedrijf, heb je zes mijl lange dagen en zul je saaie dagen hebben - dagen waarin je elke minuut geniet, en dagen die je om 14.00 uur wilt beëindigen. Zoveel als je de onvoorspelbaarheid van Het dagelijkse leven als eigenaar van een klein bedrijf, het enige waar u op kunt rekenen voorspelbaar te zijn, is dat van u wordt verwacht dat u elke dag communiceert met werknemers, klanten, verkopers, vertegenwoordigers, gemeenschapsgroepen, overheidsfunctionarissen en totaal vreemden. Er wordt op gerekend en beoordeeld op uw vermogen om te communiceren met woorden - woorden die u mondeling verwoorden, plus die u verzendt in sms-berichten, advertenties en posts op sociale media, evenals berichten die u in e-mails, brieven en presentaties schrijft.

Je zou jezelf misschien niet als een 'meester-communicator' kunnen beschouwen - misschien niet eens in de buurt. Maar omdat er zo veel wordt gereden over uw vermogen om effectief te communiceren, is het noodzakelijk dat u uw communicatievaardigheden poetst - een verstandige tijdinvestering die ertoe zal bijdragen dat u op zijn minst het grootste deel van de tijd begrepen wordt en op zijn beurt de mensen om u heen begrijpt. Om deze oefening goed af te ronden, zijn hier enkele factoren die effectieve communicatie bevorderen:

• Neem het vanaf de top en ververs uw kennis van de stappen die bij alle vormen van communicatie horen.
• Omarm de waarde van actief luisteren.
• Beoordeel de obstakels voor effectieve communicatie zodat u ze kunt overwinnen.

Als je dat doet, ontvang je de behendigheid en het zelfvertrouwen dat je nodig hebt om als de baas van je kleine bedrijfsuniversum te dienen.

Volg het communicatieproces

Als eigenaar van een bedrijf verliest u waarschijnlijk de tel van alle factoren met betrekking tot communicatie die op een bepaalde dag plaatsvinden. Maar de meesten van hen zullen waarschijnlijk worden geleid door een doel, zoals:

• Informatie overbrengen Informatie uitwisselen Een verzoek indienen
• een klacht indienen
• Overtuigen Los een probleem op Verzamel een verschil * Vermaken

Ongeacht wat uw doel is, de stappen bij alle vormen van communicatie zijn fundamenteel hetzelfde. Het kan helpen om de zes stappen in een cirkel te visualiseren - de een na de ander - of een lineaire reeks, van links naar rechts:

• Sender ontwikkelt een idee. Alle berichten beginnen met het conceptualiseren van een idee. Immers, als u geen reden had, zou u geen reden hebben om te communiceren.
• Afzender formuleert het bericht. Een idee moet dan onder woorden worden gebracht; je moet beslissen hoe je jezelf gaat uiten. Communicatiespecialisten noemen dit 'codering'. Het kan de lastigste stap zijn - en een die meerdere herzieningen vereist totdat je tevreden bent dat je het goed hebt.
• Afzender selecteert een medium voor het bericht. Als eigenaar van een klein bedrijf sta je voor keuzes die je voorgangers nooit hadden, dankzij technologie. Dit is gedeeltelijk waarom deze stap zorgvuldige overweging verdient. Persoonlijke communicatie kan vaak het type miscommunicatie voorkomen dat kan voorkomen in e-mails en met name in tekstberichten. * De afzender verzendt het bericht, zodat het over het gekozen medium kan reizen. Met deze stap is de rol van de afzender voltooid.
• Ontvanger ontvangt en decodeert het bericht. Dit is de stap die een uitdaging kan zijn - precies waar die barrières en obstakels en andere factoren van communicatie-uitval het meest waarschijnlijk naar boven komen. Er kan geen effectieve communicatie plaatsvinden, tenzij de afzender en ontvanger dezelfde betekenis aan een bericht toewijzen.
• Ontvanger geeft feedback. Feedback besluit het communicatieproces, maar niet altijd in der minne. Terwijl elke zender positieve feedback wenst, is het feit dat verwarde, controversiële of boze feedback een mogelijkheid biedt om communicatieverschillen te overbruggen, op voorwaarde dat de wederzijdse communicatie tussen de afzender en de ontvanger eerlijk en oprecht blijft.

Scherp je actieve luistervaardigheden aan

Als het laatste punt de scepticus in je heeft geroerd, dan denk je waarschijnlijk aan een situatie waarin een verwarde, controversiële of boze ruil slecht eindigde. Niet alleen was de communicatie niet effectief; het was ook verdeeldheid.

De oorzaak? Naar alle waarschijnlijkheid slechte luistervaardigheid van de kant van de verzender of ontvanger. Het is keer op keer een effectieve communicatie, en het helpt niet dat:

• Al in de lagere school worden studenten terechtgewezen omdat ze 'niet opletten', als ze worden betrapt op friemelen of afgeleid raken. Maar aandacht en luisteren zijn twee verschillende dingen, en Amerikaanse scholen leren studenten niet hoe ze betere luisteraars kunnen worden.
• Horen en luisteren zijn ook twee verschillende vaardigheden. * Gehoorgaranties begrijpen niet meer dan kijken naar garanties.
• De meeste mensen geven er de voorkeur aan te praten in plaats van te luisteren, vaak gewoon hun tijd afwachtend als iemand anders aan het praten is, zodat ze kunnen inspreken.

Voordat je een paar van de meest voorkomende obstakels en obstakels voor effectieve communicatie en hoe deze te verhelpen eens nader bekijkt, kun je overwegen welke vaardigheid je (vooral alle ondernemers) het beste kunt doen: actief luisteren.

Net zoals je pagina's van een boek waarschijnlijk op een nieuwe manier hebt omgezet nadat je je actieve vaardigheden op school hebt aangescherpt, kun je nieuwe niveaus van inzicht bereiken wanneer je je actieve luistervaardigheden aanscherpt. Het is het tegenovergestelde van 'passief luisteren', zoals wanneer je naar een honkbalwedstrijd luistert op een radio met laag volume terwijl je belt naar klanten. De universiteit van Minnesota beschrijft actief luisteren als:

• "... volledige aandacht schenken aan wat andere mensen zeggen, tijd nemen om de punten die gemaakt worden te begrijpen, vragen stellen waar nodig en niet onderbreken op ongepaste tijden."

Actief luisteren is een aangeleerde vaardigheid, waardoor het nog verrassender is dat het niet wordt onderwezen op elementair, middelbaar, middelbaar en universiteitsniveau. Het vergt oefening en concentratie om een ​​goede, actieve luisteraar te worden. Maar je kunt een "meester-actieve luisteraar" worden door een vijfstappenstrategie te volgen die wordt gepromoot door de Universiteit van Maine:

• Erken eerst ideeën, gedachten of gevoelens van iemand. Parafraseren (herhaal wat de afzender in uw eigen woorden zei). Stel open vragen zonder oordeel. Vat samen en verduidelijk. Geef je mening (diplomatiek, natuurlijk).

Actief luisteren garandeert niet dat u nooit een communicatie-uitval zult tegenkomen. Maar van alle factoren die effectieve communicatie bevorderen, is dit misschien wel het belangrijkste van allemaal. En dit is voordat je nadenkt over de vervelende barrières en obstakels die voor je liggen.

Barrières voor effectieve communicatie overwinnen

De eerste en meest complexe barrière voor effectieve communicatie is attitude. Het is complex omdat het zoveel factoren omvat die een gemoedstoestand vormen, waaronder:

• Geslacht Socio-economische status Cultuur
• Persoonlijke overtuigingen
• Religieuze overtuigingen
• Gebrek aan bekendheid of geloofwaardigheid * Selectieve perceptie (de handeling van het filteren van wat we zien en horen in overeenstemming met onze eigen agenda)

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden en voorvechters te zijn die effectieve communicatie bevorderen:

• Neem een ​​coöperatieve toon aan. * Plaats jezelf in de positie van de ander (of probeer dit tenminste). Het wordt empathie genoemd en het is een andere aangeleerde levensvaardigheid die het beheersen van actief luisteren volgt.
• Creëer een goede verstandhouding - een gevoel van gemak en comfort. (Na verloop van tijd kan rapport zich ontwikkelen tot vertrouwen, wat open en eerlijke communicatie kan bevorderen.) Doe nu je best om eventuele spanning te verminderen en een vrije stroom van communicatie aan te moedigen.
• Houd een open geest. Zich onthouden van oordelen of kritiek.
• Afzien van verdediging of het vormen van voorbarige aannames.
• Concentreer u aandachtig op het bericht, niet op eventuele bijdragende factoren (zoals de aanwezigheid van emoties of een moeilijk te begrijpen accent).

De tweede barrière voor effectieve communicatie is taal en medium . Net als houding, het is even breed en omvat factoren als:

• Woordkeuze * Tone (inclusief toonhoogte, intonatie en volume)
• Lichaamstaal en gebaren * Non-verbale signalen

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden en de factoren te bepleiten die effectieve communicatie bevorderen:

• Gebruik eenvoudige, duidelijke en nauwkeurige taal. * Vermijd complexe woorden en metaforen.
• Laat jargon en jargon uit je vocabulaire vallen. Vermijd vooringenomen taalgebruik of woorden die stereotypen impliceren. Doe je best om je gezichtsuitdrukkingen in lijn te brengen met je stemgeluid. Elimineer (of tenminste verminder) uw gebruik van handgebaren. Misschien wil je ze benadrukken, maar ze kunnen afleiden. Zich onthouden van roddel (zowel luisteren als verspreiden).
• Bescherm altijd iemands basisrecht op privacy.
• Selecteer een medium dat een aanvulling is op uw bericht. Een urgent stuk informatie vereist bijvoorbeeld waarschijnlijk een snel medium. Je kunt altijd later volgen met een tweede medium.
• Overweeg om zelfs een openlijk verbaal bericht te versterken met een geschreven boodschap, als het belangrijk is. Het kan ook als verduidelijking dienen.

Zeggen wat je bedoelt en wat je zegt, klinkt misschien eenvoudig - tenminste, totdat je een paar voorbeelden bekijkt die je misschien een pauze gunnen. Bovendien is "de bron overwegen" ook belangrijk, omdat twee mensen op twee verschillende manieren op dezelfde boodschap kunnen reageren.

Vanzelfsprekend, als je een werknemer moet berispen, is het beter om dit privé en persoonlijk te doen. Maar hoe zit het als u een werknemer wilt complimenteren? Moet je dit doen met een "publiek" - zodat iedereen binnen gehoorsafstand het kan horen? Net zoals je de Engelse taal in een jaar niet beheerste, zul je waarschijnlijk ook niet leren om de zwakheden van taal en medium te minimaliseren. Geef jezelf tijd; je zal volhouden.

De derde hindernis voor effectieve communicatie is luisteren en feedback geven . Zonder goede luistervaardigheden weet de afzender van een bericht niet of de ontvanger het begrijpt. En zonder feedback weet de afzender niet of de ontvanger het bericht correct heeft geïnterpreteerd. Veel factoren kunnen dit cruciale proces belemmeren, maar ze vallen meestal onder de categorieën:

• Onoplettendheid
• Defensiviteit * Voorlopige aannames
• Gebrek aan precisie
• Duidelijkheid en vlotheid * Onhoorbaarheid

Het oppoetsen van je actieve luistervaardigheden helpt je om deze uitdagingen het hoofd te bieden en om voorvechtende factoren te stimuleren die effectieve communicatie bevorderen. Je kan ook:

• Kijk alert (en wees alert). * Wees specifiek.
• Stel vragen ter verduidelijking.
• Houd een oordeel achter - en een reactie - totdat u zeker weet dat de andere persoon het bericht heeft voltooid. * Probeer, zelfs als u om advies wordt gevraagd, het aan te bieden, niet uit te geven, als een richtlijn. Dit soort advies staat bekend als soft-trappen en kan gemakkelijker worden geaccepteerd als u het woord 'wij' aanroept, zelfs als u geen deel uitmaakt van de oplossing. Of probeer: "Waar denk je over ...?" Of "Heb je ooit overwogen om te doen ...?"

De vierde barrière voor effectieve communicatie is lawaai en fysieke obstakels, factoren om te overwegen het elimineren voor effectieve communicatie die kunnen omvatten:

• Lawaai van mensen Lawaai van machines Lawaai van verkeer Temperatuur Verlichting * Zitplaatsen en indeling
• verdringing

Het verwijderen (of op zijn minst verminderen) van dergelijke afleidingen lijkt een voor de hand liggend middel - een oplossing die alle problemen kan oplossen. Wanneer u niet - wanneer u overgeleverd bent aan een minderwaardige omgeving - de beste stap die u kunt nemen, is om over te gaan naar een die meer bevorderlijk is voor luisteren, praten en communiceren. Ja, u moet iemand misschien onderbreken om een ​​wijziging in de locatie aan te bevelen. Maar een korte onderbreking zal waarschijnlijk verbleken in vergelijking met het proberen vooruit te komen in een omgeving waarin uw belangrijke berichten concurreren met andere bronnen.

Je zult leren en groeien

Je gaat waarschijnlijk een aantal fouten maken terwijl je je communicatievaardigheden verfijnt, net zoals je waarschijnlijk wat misstappen zult maken als je je softwarekeuzes, het boekhoudsysteem, het reclameplan en alle andere elementen van je kleine bedrijf afstemt.

In tegenstelling tot computers en computerprogramma's die kunnen worden aangepast door op een paar knoppen te drukken, zijn menselijke wezens, zoals u weet, niet uitgerust met knoppen of een handleiding. Dit is gedeeltelijk waarom de menselijke dynamiek van uw bedrijf de meest uitdagende - maar ook de meest lonende - van allemaal blijkt te zijn.