Hoe effectieve beveiligingsprocedures te schrijven

Beveiligingsprocedures vertegenwoordigen de implementatiefase van een algemeen of afdelingsbeveiligingsbeleid. Elke procedure is een actiestap die een of meer beveiligingsdoelen ondersteunt. Duidelijke, goed gedefinieerde en goed geschreven procedures zijn cruciaal voor het effectief implementeren van elk beveiligingsbeleid. Het is van vitaal belang om te weten hoe u veiligheidsprocedures schrijft die effectief communiceren zowel wat werknemers nodig hebben als willen weten.

Algemene aanbevelingen

Volg de algemene aanbevelingen voor beste praktijken voor het opstellen van duidelijke, goed geschreven procedures. Schrijf vanuit een actiegericht, instructieperspectief en beschrijf elke stap in de volgorde waarin deze moet worden genomen. Beveiligingsprocedures kunnen ernstige gevolgen hebben als ze niet precies worden opgevolgd, dus elke code moet in zwart-wit worden geschreven, zodat er geen ruimte is voor subjectiviteit, persoonlijke oordelen of individuele interpretatie. Overweeg het publiek en schrijf met de juiste terminologie, verwoord acroniemen volledig en definieer alle voorwaarden die lezers - met name nieuwe medewerkers - misschien niet begrijpen.

Verzamel en bekijk informatie

Begin met een grondige herziening van het beveiligingsbeleid waarvoor u een sectie met procedures zult toevoegen. Breek het beleid in zijn doelstellingencomponenten en verdeel vervolgens elke doelstelling in een reeks subcomponenten die uiteindelijk in actiestappen worden omgezet. Als het beleid waaraan u werkt bijvoorbeeld betrekking heeft op de beveiliging van gebouwen, kunnen doelstellingen betrekking hebben op toegang tot gebouwen, evacuaties in noodsituaties en bevoegdheidsregels. Subcomponenten voor toegang tot gebouwen kunnen procedures omvatten voor het betreden en verlaten van het gebouw, het verkrijgen van identificatiebadges en procedures voor werknemers die hun toegangsidentificatie vergeten of verliezen. Neem indien nodig gedetailleerde opmerkingen om de doelstellingen van het beveiligingsbeleid beter te begrijpen.

Schrijf een eerste concept

Maak een eerste conceptontwerp dat informatie weergeeft om alleen de informatie op te nemen die de lezer nodig heeft om de beveiligingsprocedure uit te voeren. Schrijf elke stap op een afzonderlijke regel op, gebruik een actieve stem en net genoeg woorden om de procedure duidelijk te communiceren. Een procedure voor het betreden van het gebouw kan bijvoorbeeld stappen omvatten zoals "steek uw ID-kaart met het gezicht naar boven in de verificatiesleuf", "duw op de deurknop als het invoeglampje groen wordt" en "ga door de hoofdingang één persoon binnen bij een tijd.

Controleer op nauwkeurigheid

Voer een praktijkroutine uit om ervoor te zorgen dat elke stap in het proces duidelijk en begrijpelijk is voordat een definitieve trekking wordt gemaakt. Roep indien mogelijk de hulp in van individuen van wie verwacht wordt dat ze de procedure volgen om ervoor te zorgen dat uw perceptie van hoe duidelijk de procedure is correct is. Wijzig de woordenstroom of stappen indien nodig en test de procedure opnieuw. Als u zeker weet dat beveiligingsprocedures duidelijk, goed geschreven en effectief zijn, maakt u een definitieve versie en distribueert u deze.