Inzicht in Work Breakdown Structures & Project Accounting

U kunt een work-breakdown-structuur gebruiken om een ​​overzicht te krijgen van uw project en project-accounting te vergemakkelijken. Met de systematische aanpak van de uitsplitsingsstructuur voor werken, kunt u geprojecteerde kosten voor individuele activiteiten vaststellen en de werkelijke kosten beheersen terwijl het project ze veroorzaakt. Naarmate het project vordert, kunt u met cumulatieve kosten uit de voltooide activiteiten bepalen of u op budget zit en kunt u indien nodig aanpassingen doen.

Work Breakdown Structure

De werkonderbrekingsstructuur verdeelt het werk dat moet worden gedaan voor een project in afzonderlijke, op zichzelf staande taken. Beginnend met grote projectsegmenten zoals ontwerp, leveringen en installatie, verdeelt u elk segment verder totdat u een niveau bereikt waarop een taak de verantwoordelijkheid is van één persoon,

Een bouwproject kan bijvoorbeeld worden onderverdeeld in gebouwontwerp, bouwvoorbereiding, fundering, structuur en afwerking. Door het ontwerpwerk verder te verdelen, kan het bouwkundige, elektrische en mechanische tekeningen omvatten. Als u het werk van elektrische tekeningen onderbreekt, neemt u de details van de verbinding met de energievoorziening op. Door het werk op te splitsen in activiteiten zoals het voorbereiden van de tekeningen voor de nutsverbinding, kunt u kleine, individuele taken identificeren waarvoor projectadministratie kosten kan toewijzen.

Begroting

Projectadministratie omvat het matchen van gemaakte kosten ten opzichte van kostenprognoses om ervoor te zorgen dat het project binnen het budget komt. Met een voltooide work breakdown-structuur, kunt u berekenen hoeveel de voltooiing van elke activiteit of taak zal kosten. Deze oefening verdeelt het budget in kleine bedragen die u kunt toewijzen aan afzonderlijke taken voor de afbraak van individuele werkzaamheden. Als het gebudgetteerde bedrag voor elektrische tekeningen bijvoorbeeld $ 200 is, maar de structuur van uw werkverdeling toont dat de voorbereiding van de tekeningen 30 uur duurt, is het budget niet realistisch. In dat geval moet u de manier wijzigen waarop u het werk wilt uitvoeren om minder uren te gebruiken of het budget te wijzigen.

Werkelijke kosten

Als het project eenmaal is begonnen, verzamelt het project de kosten. Het belangrijkste doel van projectadministratie is om de kosten toe te wijzen aan de activiteit waarvan het budget deze dekt, zodat u kunt zien of de werkelijke kosten overeenkomen met de gebudgetteerde kosten en om ervoor te zorgen dat de werkelijke kosten het budget niet overschrijden. De kosten voor de technici die de elektrische tekeningen voorbereiden, worden bijvoorbeeld uit het budget van de elektrotekeningen betaald. U kunt direct zien wanneer een taak zoals elektrische tekeningen zijn budget heeft opgebruikt en dreigt de toegewezen kosten te overschrijden.

Kosten bijhouden

De kritieke waarde voor projectadministratie is hoe goed het project als geheel zich aan het algemene budget houdt. Met de uitsplitsingsstructuur voor werken kunt u de algehele budgetprestaties berekenen met het werk dat u hebt voltooid. Als u de budgetten van alle taken toevoegt die u hebt voltooid, deel door het totale budget en vermenigvuldig dit met 100, krijgt u een procent van het budget dat u had moeten besteden. Als u de werkelijke kosten van de voltooide taken toevoegt, deel door het budget en vermenigvuldig met 100, krijgt u het percentage van het budget dat u daadwerkelijk hebt uitgegeven. Als het percentage van het daadwerkelijk uitgegeven budget meer is dan het percentage dat u had moeten uitgeven, weet u meteen dat u het budget overschrijdt. U moet dan minder uitgeven aan de resterende taken of het budget herzien.