Etiquette voor zakelijke uitnodigingen voor vergaderingen

Ondernemers vergaderen vaak met hun werknemers, collega's en klanten om verschillende zaken te bespreken. Of het nu gaat om het brainstormen over ideeën voor het lanceren van een product of het finaliseren van een projectplan, zakelijke besprekingen verbeteren de zakelijke communicatie. Als u besluit een vergadering te organiseren, oefent u de juiste etiquette en stuurt u zakelijke uitnodigingen voor vergaderingen naar uw beoogde gast.

Soorten uitnodigingen

Uitnodigingen voor zakelijke bijeenkomsten kunnen in verschillende indelingen worden verzonden. Voor een papierloze, "groene" benadering stuur je een uitnodiging voor een vergadering via e-mail. Gebruik papieren uitnodigingen voor een formele aanpak om gasten uit te nodigen om zakelijke vergaderingen bij te wonen. Als u een collega persoonlijk of telefonisch uitnodigt voor een zakelijke vergadering, moet u ook een formele uitnodiging sturen met de details van de vergadering. Gebruik neutrale kleuren of bedrijfskleuren en voeg het bedrijfslogo toe aan de uitnodiging. Vermijd het gebruik van afleidende kleuren en afbeeldingen, tenzij de uitnodiging is bedoeld voor een brainstorm of een creatieve vergadering.

Selecteer een datum

Uitnodigingen voor zakelijke bijeenkomsten geven u het voordeel dat u deelnemers ruim van tevoren op de hoogte stelt van uw vergadering. Deelnemers minstens een week van tevoren op de hoogte stellen van zakelijke bijeenkomsten. "Inc.", een tijdschrift en online informatiebron voor ondernemers, stelt voor om maandagvergaderingen te vermijden.

Uitnodiging Details

Een uitnodiging voor een zakelijke vergadering moet alle informatie bevatten die een persoon moet weten over de vergadering die hij bijwoont. Het is essentieel om belangrijke informatie op te nemen, zoals de datum en tijd van de vergadering, de locatie, het doel en de host. U kunt ook aangeven of ontbijt, lunch, diner of verfrissingen al dan niet tijdens de vergadering worden geserveerd. Als een speciale gast aanwezig is, vermeld dan haar naam en een korte biografie. U kunt de agenda voor de vergadering opnemen, evenals de notulen van eerdere vergaderingen, indien van toepassing.

Voordelen van uitnodigingen

Zakelijke uitnodigingen bieden aanwezigen vooraf een melding dat ze een evenement hebben waaraan ze moeten deelnemen. Met kennis van de vergadering kunnen aanwezigen gegevens en rapporten van tevoren voorbereiden, als ze bevindingen moeten presenteren. Een uitnodiging geeft hen ook voldoende mogelijkheden om hun schema's opnieuw in te delen, zodat ze de vergadering kunnen bijwonen en hun planningen kunnen blokkeren voor andere afspraken.

waarschuwingen

Overweeg een paar factoren voordat u uitnodigingen voor zakelijke vergaderingen verzendt. Controleer uw lijst met genodigden om ervoor te zorgen dat alle essentiële personen worden vermeld. Het is belangrijk dat de informatie die u aan de genodigden verstrekt, juist is; van de naam van de gasten en de locatie van de vergadering tot de tijd. Stuur een follow-up om hen te herinneren aan de vergadering en waarschuw hen als er wijzigingen zijn in de oorspronkelijke uitnodiging voor de vergadering.