Effectief communicatieplan

Een communicatieplan beschrijft wat een organisatie wil bereiken met de informatie die het uitzendt. Het geeft een overzicht van de doelstellingen, de instrumenten die worden gebruikt om communicatie tot stand te brengen en de beoogde ontvangers. Het plan beschrijft welke informatie wordt gedeeld en hoe deze wordt verspreid. Het plan identificeert ook de mensen die verantwoordelijk zijn voor het bouwen en beheren van informatie, wanneer dit moet worden gecommuniceerd en waar records moeten worden opgeslagen.

Inhoud

Communicatie omvat gedrukte publicaties, congres- en public relationsmaterialen, juridische documenten en online-inhoud. Andere soorten communicatie omvatten enquêtes, rapporten, toespraken en andere bedrijfsdocumenten. Marketingcommunicatietypes omvatten projectnieuwsbrieven, testimonials, presentaties en ander promotiemateriaal. Typische mechanismen die worden gebruikt om een ​​bericht af te leveren, zijn posters, brochures en websites. Het communicatieplan bevat meestal een kalender om aan te geven wanneer het communicatiemateriaal beschikbaar zal zijn. Daarnaast definieert het plan een methode om te meten hoe goed de communicatie werkte.

Doel

Een communicatieplan fungeert als een proactieve maatregel om ervoor te zorgen dat iedereen de juiste informatie tijdig heeft. Het plan beschrijft wie elk type communicatie produceert en hoe vaak het wordt bijgewerkt of gedistribueerd. Door prioriteit te geven aan de communicatiebehoeften kan de organisatie vaststellen hoeveel tijd aan deze taken moet worden toegewezen in de algemene organisatieplanning.

Publiek

Het communicatieplan specificeert de soorten berichten en wie deze zou moeten ontvangen. Duidelijke identificatie van het publiek en zijn behoeften maakt het schrijven van de communicatie veel gemakkelijker. Bijvoorbeeld, nieuwsbrieven gericht op personeelsleden moeten details bevatten over aankomende evenementen, erkenning bieden voor uitstekende prestaties en input vragen over missieverklaringen en andere organisatorische discussiepunten.

Levering

Multimediapresentaties, geregistreerde trainingsevenementen, podcasts en technologiehulpmiddelen voor sociale media zoals wiki's, blogs en forums zorgen ervoor dat deelnemers alle informatie krijgen die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben. Voor tijdgevoelige situaties waarschuwt het verzenden van informatie via spraak, tekst en e-mail iedereen snel, zorgt het ervoor dat de beste beslissingen kunnen worden genomen en dat alle mensen worden geïnformeerd en betrokken.

Revisiegeschiedenis

De toevoeging van een revisiegeschiedenis aan een communicatieplan zorgt ervoor dat wijzigingen in de communicatiestrategie worden gedocumenteerd. Door de tools en technieken te beoordelen die worden gebruikt om te communiceren, kan de organisatie best practices vaststellen en de succesvolle strategieën opnieuw gebruiken voor de volgende inspanning, waardoor tijd en geld wordt bespaard.