Effectieve zakelijke communicatievaardigheden

Effectieve zakelijke communicatievaardigheden zijn essentieel voor succesvolle interacties tussen collega's en klanten. Zowel de spreker als de luisteraar delen de verantwoordelijkheid om de boodschap duidelijk te maken, maar effectieve communicatie gaat veel verder dan alleen spraak en horen. Lichaamstaal, tone-of-voice, woordkeuze, berichtverheldering en communicatiestijl spelen allemaal een rol en kunnen het verschil maken tussen succes en falen in interpersoonlijke transacties en interacties.

Effectief spreken

Sprekers moeten leren hun boodschap te verwoorden op een manier die de luisteraar kan begrijpen, en deze af te leveren op een manier die consistent is met de boodschap zelf. Ernstige problemen worden het best op een serieuze toon geleverd, maar met betrekking tot de bekende of potentiële reactie van de luisteraar. De reactie van de luisteraar op zowel goed als slecht nieuws kan rechtstreeks worden gecontroleerd door de spreker, zolang het woordkeuze en de levering zorgvuldig worden overwogen. Een onderdeel van effectief spreken is je luisteraars kennen en hoe ze kunnen reageren, of je boodschap op een generieke manier overbrengen als de luisteraars niet bekend zijn.

Actief luisteren

Actief luisteren wordt zowel door de spreker als door de luisteraar beoefend in effectieve communicatie. Actief luisteren aan de luisteraar omvat oogcontact, knikt, gebaren en korte opmerkingen om begrip te tonen. Van de spreker zijn deze gebaren en opmerkingen aanwijzingen voor de reactie en het begrip van de luisteraar. Als de luisteraar in verwarring lijkt te raken, kan de spreker de formulering of de bezorging van het bericht opnieuw beoordelen en moeten luisteraars het op zich nemen om vragen te stellen, te valideren wat er wordt gezegd en indien nodig input te leveren.

Vragen stellen

Vragen die door zowel de spreker als de luisteraar worden gesteld, moeten van het open-ended type zijn - die niet met ja of nee kunnen worden beantwoord. Open vragen moedigen verdere communicatie, dialoog en begrip aan en kunnen alle betrokkenen bij het gesprek helpen de boodschap verder te onderzoeken en te verduidelijken.

Lichaamstaal

Het erkennen en ontcijferen van lichaamstaal is zowel een kunst als een wetenschap. Oogbewegingen en contact, houding, houding, gezichtsuitdrukkingen, friemelen en andere lichaamstaal kunnen soms aanwijzingen geven aan spreker en luisteraar. Als de toon van de stem van een spreker kalm is maar zijn gelaatsuitdrukking of houding gespannen is, kan de boodschap verwarrend zijn voor de luisteraar. Omgekeerd kan een luisteraar die friemelt of geen oogcontact maakt, de spreker de indruk geven dat de luisteraar zich verveelt of niet oplet.

Communicatiemethoden

In de moderne zakenwereld communiceren mensen via tekst, telefoon, e-mail, schriftelijke correspondentie en verbale communicatie. Bij effectieve communicatie moet u de communicatiemethode kiezen die het meest geschikt is voor het bericht. Ondernemers die uitgesproken sprekers zijn, zijn misschien geen uitgesproken schrijvers, dus de boodschap in e-mail en en geschreven correspondentie kan soms verkeerd worden geïnterpreteerd. Hetzelfde geldt voor schrijvers die gedetailleerde berichten in geschreven vorm kunnen maken, maar stikken als het gaat om verbalisering. Leren om welsprekend te zijn met alle vormen van communicatiemiddelen is misschien niet de gemakkelijkste taak, maar de effectieve communicator kent haar beperkingen en kiest het medium om de boodschap te evenaren.