Documentcontroleprocedures

Procedures voor documentcontrole zorgen ervoor dat werknemers in bedrijfsoperaties de juiste documenten gebruiken om hun werk uit te voeren. De procedures vormen een belangrijk onderdeel van het kwaliteitsborgingsproces. Ze volgen de voorbereiding en verwerking van documenten om ervoor te zorgen dat de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de documentatie, verouderde documenten vervangen door de nieuwste versies. Dergelijke procedures omvatten gegevens van de werknemers die documenten hebben gecreëerd, gewijzigd en goedgekeurd, zodat het bedrijf kan bepalen hoe fouten kunnen worden voorkomen en de kwaliteit van zijn producten en diensten kan worden verbeterd.

schepping

Documentcontroleprocedures specificeren wie verantwoordelijk is voor het maken van bepaalde documenten en hoe de documentontwikkelaar dit moet identificeren. Naast het document een naam geven in een voorgeschreven formaat, moet de verantwoordelijke medewerker het document ondertekenen om zichzelf te identificeren als de opsteller. Ondertekening van het document geeft aan dat de werknemer het werk als voltooid beschouwt en dat hij de datum moet vermelden waarop hij het werk heeft voltooid.

Beoordeling

Kwaliteitsborgingsprincipes vereisen dat bedrijven veel van hun documenten controleren op nauwkeurigheid, vooral technische tekeningen en specificaties. Documentcontroleprocedures geven aan welke documenten moeten worden gecontroleerd, door wie en hoe een dergelijke beoordeling moet worden vastgelegd. Doorgaans geeft een beoordelingsprocedure aan welke kwalificaties een beoordelaar moet hebben en hoe de revisor de vereiste wijzigingen in het document uitvoert. Het geeft aan hoe wijzigingen moeten worden geregistreerd en waar de recensent zich moet aanmelden om aan te geven dat hij een succesvolle beoordeling heeft voltooid.

Herziening

Afgezien van wijzigingen die tijdens een beoordeling zijn aangebracht, zijn vereiste wijzigingen in de documentatie vaak het gevolg van wijzigingen in projecten of bewerkingen. Documentcontroleprocedures bepalen wie revisies initieert en wie ze uitvoert. Zodra een revisie is voltooid, ontvangt het herziene document een aanduiding waarmee medewerkers het kunnen identificeren als de meest recente revisie vanaf een bepaalde datum. Het oude document krijgt een aanduiding als verouderd en een teken dat het niet meer actueel is.

Vervanging

Een belangrijk onderdeel van documentcontroleprocedures beschrijft hoe een bedrijf ervoor zorgt dat de meest recente versies van documenten verouderde versies vervangen op de locaties waar de documenten in gebruik zijn. De procedures specificeren wie verantwoordelijk is voor de vernieuwing van documentatie, vaak de initiator van de herzieningen. Aan de andere kant instrueren de procedures de gebruikers van documentatie over de identificatie van verouderd materiaal en hoe te controleren op de meest recente herzieningen.

Externe documenten

Bedrijven moeten vaak documentatie gebruiken die van buiten het bedrijf komt. Dergelijke documenten volgen niet de interne procedures wanneer ze voor het eerst aankomen. Documentcontroleprocedures specificeren wie verantwoordelijk is voor de integratie van dergelijke documenten in het bedrijfssysteem. Ze geven aan hoe de externe documenten moeten worden geïdentificeerd, of een beoordeling nodig is en hoe verder te gaan met herzieningen, indien nodig. Eenmaal geïntegreerd zorgen de verantwoordelijke medewerkers ervoor dat de relevante externe documenten beschikbaar zijn waar nodig.