Werkorder versus factuur

Werkopdrachten en facturen worden gebruikt wanneer een bedrijf of aannemer diensten voor klanten verricht en deze voor die diensten factureert. Een werkorder wordt soms een inkooporder genoemd, die ook wordt gebruikt wanneer een klant producten wil kopen in plaats van services. Er wordt een factuur gegenereerd, of items worden gekocht of services worden weergegeven.

Werkorder

Een werkorder is meestal een schriftelijk verzoek dat de klant doet voor specifieke items of services. Gegevens die op het formulier moeten worden vermeld, zijn het werkordernummer, klant-factuur- en verzendadres, klantnaam, aanvraagdatum, verwachte leverdatum, betalingsvoorwaarden, bezorgmethode, functieomschrijving, eenheidsprijs, subtotaal, toepasselijke belastingen, totaal kosten en geautoriseerde handtekening. De bestelling kan ook de hoeveelheid en een deel of artikelnummer bevatten.

Factuur

Een factuur is een factuur die u naar de klant stuurt om betaling voor verkochte goederen of uitgevoerde services te vragen. Hoewel u misschien naar een factuur verwijst als een verkoopfactuur, kan de persoon die de aankoop doet, dit een inkoopfactuur noemen. Details omvatten de factuurdatum en het factuurnummer, uw belasting- of registratie-ID, de naam en het adres van de koper, het bijbehorende werk- of inkoopordernummer, de kosten per eenheid en de totale prijs. Omvat ook een uitsplitsing van belastingen, kortingen, aanbetaalde bedragen, betalingsvoorwaarden, vervaldata en toepasselijke late vergoedingen of kosten.

Werkwijze

Sommige bedrijven eisen dat de koper de werkorder verzendt via fax of e-mail, terwijl anderen toestaan ​​dat ze het verzoek inwilligen. In het laatste geval kunt u de bestelling telefonisch aannemen op basis van het verzoek van de klant. Nadat de bestelling is voorbereid, stuurt u de koper een kopie waarin om bevestiging wordt gevraagd. Een factuur wordt altijd door de verkoper opgesteld. Wanneer een werkorder verandert, moet het origineel worden bijgewerkt en moet de factuur de respectieve wijzigingen weerspiegelen. De werkorder en de overeenkomende factuur moeten worden opgeslagen onder het account van de klant.

overwegingen

Als uw bedrijf klein is, kunt u een kantoorsoftware gebruiken om werkorders en facturen voor te bereiden. Als u veel klanten hebt, overweeg dan te investeren in software voor orderbeheer en facturering. Hiermee kunt u bestellingen invoeren, volgen en beheren en klanten elektronisch factureren. U kunt ook verouderingsrapporten uitvoeren om onbetaalde facturen te controleren. Het is misschien mogelijk om de werkorder en factuur te combineren. Als de uitgevoerde arbeid bijvoorbeeld klein is, kunt u een enkel formulier gebruiken op het moment van de service. Onafhankelijke contractanten of kleine bedrijven kunnen één formulier gebruiken, terwijl grotere bedrijven de neiging hebben om beide te scheiden.