Waarom een ​​ontvangstbewijs van een inventaris valideren?

Wanneer leveranciers bestellingen naar hun klanten verzenden (meestal detailhandelaren of distributeurs), treden er soms fouten op. In sommige gevallen is het product beschadigd, ontbreekt de hoeveelheid of komen de ontvangen artikelen niet overeen met de bestelling. Klanten moeten hun inkomende verzendingen van inventaris correct valideren om deze potentieel kostbare problemen te voorkomen.

Voorraad valideren

Het proces voor het valideren van voorraadontvangsten varieert afhankelijk van het bedrijfsbeleid. De meest grondige, maar tijdrovende methode is om alle vakken te openen om de inhoud te bekijken. Een andere optie is om dozen uit de zending willekeurig te kiezen en ze te controleren. De klant kan ook de pakbon controleren en vergelijken met de oorspronkelijke bestelling om te zien of de bestelling compleet is. Sommige retailers gebruiken eenvoudigweg een barcodesysteem dat elk voorraadpakket valideert op basis van een label dat door de fabrikant of leverancier is verstrekt.

Bevestig voor het betalen

Het is belangrijk om voorraadontvangsten te valideren voorafgaand aan het betalen van facturen aan de leverancier. Alvorens een cheque of creditcardbetaling te verzenden om de factuur te dekken, moet de winkelier ervoor zorgen dat de inkooporder, factuur, pakbonnen en feitelijke voorraadontvangsten overeenkomen. Dit proces is cruciaal voor een goede boekhouding bij bedrijven die op regelmatige basis voorraad bestellen.

Nabestellingen

Een andere reden waarom het belangrijk is om ontvangsten van voorraad te valideren, is om achteraf bestelde artikelen te identificeren. Een nabestellingsbericht op de paklijst geeft aan dat de inventaris ontbreekt en mogelijk niet gedurende een langere periode beschikbaar is. Het is een probleem dat kan leiden tot verloren verkoop en operationele storingen. De klant moet onmiddellijk actie ondernemen om de vereiste inventaris te verkrijgen, zoals het plaatsen van een bestelling bij een andere leverancier of het vinden van een alternatief voor het moment.

Retouren verwerken

De klant heeft meestal een korte tijd om goederen terug te sturen naar de leverancier. Als de inventarisontvangsten onmiddellijk worden gevalideerd, heeft de klant de tijd om fouten te identificeren, zoals een beschadigde of defecte partij producten, en een retour te verwerken vóór de relevante deadline. Anders moet de klant mogelijk de defecte items bewaren.