Welke te gebruiken: Excel of Access voor een financieel rapport?

Microsoft Excel en Microsoft Access slaan beide gegevens op die worden gebruikt om een ​​financieel rapport te schrijven. Excel heeft echter meer ingebouwde opties om snel een rapport te genereren met een kleine hoeveelheid financiële gegevens. Toegang is beter geschikt wanneer zeer grote hoeveelheden gegevens moeten worden gecombineerd om een ​​complex rapport te maken.

Platte en relationele databases

Excel is spreadsheetsoftwareprogramma en Access is database softwareprogramma, maar beide kunnen worden gebruikt om gegevens op dezelfde manier op te slaan. Een "platte" database slaat een enkele tabel op met velden met gegevens in elke record; deze zijn functioneel identiek aan de kolommen met gegevens en rijen van een spreadsheet. Een "relationele" database verbindt meerdere tabellen met gegevens, waarbij informatie uit de eerste tabel wordt gebruikt om informatie uit andere tabellen te verzamelen, zoals de verkoop van alle winkels in een bepaald gebied. Relationele databases lijken op Excel-werkmappen die meerdere bladen bevatten, maar over het algemeen flexibeler en krachtiger zijn.

Een structuur selecteren

Platte databases en werkbladen met één werkblad zijn het meest voorkomende type structuur in Access en Excel, omdat de meeste projecten onvoldoende gegevens of complexiteit hebben om een ​​relationele database of structuur met meerdere vellen te vereisen. Maar wanneer uw bedrijf grote hoeveelheden gegevens moet combineren, is een relationele database efficiënter. Wanneer een financieel rapport gegevens die zijn gesommeerd en gemiddeld op meerdere manieren zijn weergegeven, bijvoorbeeld uitsplitsingen per regio en verkooptype, weergeeft, of wanneer het rapport gegevens uit meerdere bronnen moet verzamelen, maakt een relationele database het proces gemakkelijker wanneer deze correct is ingesteld. Terwijl Excel relationele databasefunctionaliteit toestaat, biedt Access krachtigere en geautomatiseerde methoden om met die structuur te werken.

templates

Excel en Access bevatten beide vooraf ingestelde lay-outs en databasestructuren voor veel voorkomende zakelijke behoeften. Kijk na of u een platte of relationele database nodig hebt en bekijk de meegeleverde sjablonen en databases om te zien of een van deze voldoet aan de vereisten voor wat u nodig hebt om uw gegevens op te slaan en te rapporteren. De demonstratie van wat er in elke structuur zit, geeft u details om te bepalen of uw gegevensvereisten beter geschikt zijn om te worden opgeslagen in Excel of Access.

Software selecteren

Zowel Access als Excel zijn zeer complexe applicaties die jaren van studeren nodig hebben om volledig onder de knie te krijgen, maar Excel heeft een gebruikersvriendelijke voorsprong omdat elementaire spreadsheetvaardigheden voldoende zijn om met het programma aan de slag te gaan. Als u nog steeds niet zeker weet welke toepassing beter geschikt is voor uw behoeften, begin dan met een Excel-sjabloon en kijk of deze goed werkt met uw onbewerkte gegevens. Als u merkt dat u vaak nieuwe werkbladen maakt of complexe berekeningen moet maken, schakelt u over naar een Access-database en importeert u de werkbladen die u al in Excel hebt gemaakt. Toegang vereist meestal meer werk bij het ontwerpen van de lay-out van het eindproduct, maar bespaart werk bij het maken van de formules die het rapport produceren.