Wat te schrijven om formeel een uitnodiging voor een zakelijke bijeenkomst te accepteren

Snel en accuraat reageren op vergaderverzoeken is een essentieel onderdeel van zakendoen. Vergaderplanning kan een uitdaging zijn, dus een snelle reactie toont respect voor zowel de organisator als de andere aanwezigen. Als u accepteert, wees dan duidelijk in uw antwoord, zodat de andere ontvangers zullen begrijpen dat u akkoord gaat, terwijl zij er ook voor zorgen dat u over alle informatie beschikt die u nodig hebt om u voor te bereiden op de vergadering.

Controle voor het reageren

Neem even de tijd om de uitnodiging voor de vergadering aandachtig te lezen en uw eigen agenda te controleren. Als u een bevestiging stuurt die u later moet intrekken, kan dit u onprofessioneel doen lijken. Als u niet zeker weet of u de vergadering kunt houden, antwoord dan snel met een verklaring en een datum waarop u weet of u wel of niet aanwezig kunt zijn. Hiermee weet de afzender dat u het bericht hebt ontvangen en helpt het de afzender om de benodigde logistiek te coördineren.

Voorbeeld:

Bedankt dat je me hebt opgenomen in deze vergadering. Ik moet een paar dingen controleren voordat ik je kan laten weten of ik wel of niet aanwezig kan zijn. Ik zal mijn antwoord zeker niet later dan EOD sturen.

Bevestig aanwezigheidsdetails

Als u van plan bent om aanwezig te zijn, zeg dat dan aan het begin van uw bericht, zodat de organisator van de vergadering niet door uw communicatie hoeft te graven. Het kan ook een goed idee zijn om logistieke details zoals tijd en plaats te bevestigen.

Voorbeeld:

Ik ben van plan om de vergadering bij te wonen, maar alleen om de details te bevestigen - we ontmoeten elkaar in Roy's Coffee Shop op de hoek van 6 en Wilson, op donderdag 8 juli om 15.00 uur. Klopt dat?

Tip

• Als de ontmoetingsplaats niet op uw kantoor is, noch op het kantoor van de organisator van de vergadering, verduidelijk dan de exacte locatie in uw reactie, door de straat, de zijstraat en misschien het exacte adres te vermelden van waar u zult vergaderen. Houd er rekening mee dat koffiehuizen met grote ketens en restaurants meerdere locaties kunnen hebben binnen een klein geografisch gebied of zelfs in dezelfde straat.

Informeer over potentiële conflicten

Als er een mogelijkheid is dat u de vergadering niet kunt bijwonen, vermeld dit dan nadat u uw plannen hebt bevestigd om aanwezig te zijn. Dit is niet alleen beleefd om te doen, maar biedt de vergaderingplanner ook informatie die haar kan helpen beslissen of ze de vergadering opnieuw moet plannen in een tijd dat iedereen zeker weet dat ze aanwezig kunnen zijn. U kunt ook een alternatief aanbieden voor persoonlijk bijwonen, zoals het gebruik van software voor conferentiegesprekken om de vergadering op afstand bij te wonen.

Voorbeeld:

Mijn plan is om op de vergadering aanwezig te zijn, maar er is een kleine mogelijkheid dat ik moet annuleren vanwege een gezinssituatie. Als ik moet annuleren, laat ik je dit zo snel mogelijk weten. Als je denkt dat het beter is om het in plaats daarvan opnieuw te plannen, laat me dat dan zo snel mogelijk weten. Als alternatief kan ik mogelijk via Skype deelnemen. Laat me weten wat je denkt.

Verzoek om verduidelijkingen

Als u vragen over de vergadering heeft, neemt u deze op in uw antwoord. Typische zorgen omvatten:

• Locatie van vergadering

• Verwachte lengte van de vergadering

• Parkeerproblemen

• Beveiligingsprocedures bouwen

• Een collega of assistent meenemen

• Voorzieningen voor gehandicapten

• Opties voor presentatietechnologie, zoals een groot scherm of conference call-mogelijkheden

Tip

• Controleer voordat u de knop "Verzenden" aanraakt of u weet wie u beantwoordt. Tenzij de afzender u specifiek heeft gevraagd om iedereen die op de e-mail is gekopieerd, te antwoorden, zorgt u ervoor dat uw antwoord alleen naar de afzender gaat en een medeorganisator als die er is.