Welke soorten rapporten worden gebruikt om loonbelasting te melden?

Als werkgever eindigen uw loonverplichtingen niet wanneer u loonstrookjes aan uw werknemers uitdeelt. De federale overheid wil dat u rapporten indient en dat uw staat mogelijk ook geïnteresseerd is. Als u laattijdig loonheffingsrapporten indient, kan dit leiden tot boetes of boetes. U moet dus vertrouwd raken met de verschillende soorten aangiften en wanneer deze moeten worden ingeleverd.

IRS-formulieren 941 en 944

Formulier 941 wordt gebruikt om de federale inkomstenbelasting, Medicare en socialezekerheidsbedragen die u hebt ingehouden aan de loonstrook van uw werknemers te rapporteren. U meldt ook uw deel van Medicare en sociale zekerheid op het formulier. Het rapport is driemaandelijks geretourneerd en is gebaseerd op een kalenderjaar. Kalenderkwartalen eindigen op 31 maart, 30 juni, 30 september en 31 december. Uw 941-rapport moet uiterlijk op de laatste dag van de maand volgend op het einde van een kwartaal worden ingediend. De IRS verleent bepaalde bedrijven met kleine loonheffingen het recht om jaarlijks, in plaats van driemaandelijks, een aangifte in te dienen. Formulier 944 heeft hetzelfde doel als Form 941, maar u dient het uiterlijk 31 januari in om het vorige kalenderjaar te dekken. U hoeft beide formulieren niet in te dienen.

IRS-formulier 940

Als werkgever bent u verantwoordelijk voor het maken van federale bijdragen voor de werkloosheidsbelasting. Vanaf 2012 betaalt u belasting over de eerste $ 7000 die elke werknemer verdient. Uw werknemers kunnen niet bijdragen aan uw werkloosheidsbelasting, dus u kunt de belasting niet aftrekken van hun loon. De terugkeer naar het dossier om uw federale werkloosheidsbelastingverplichting te melden is het formulier 940. Dit is een jaarlijks rendement en moet uiterlijk 31 januari van het voorgaande jaar zijn betaald. Als al uw stortingen op tijd zijn gedaan, geeft de IRS u echter tot 10 februari de tijd om uw formulier 940 in te dienen.

IRS-formulieren W-2 en W-3

Aan het einde van elk kalenderjaar moet u een formulier W-2 opstellen voor elk van uw werknemers. Dit formulier laat zien hoeveel de werknemer heeft verdiend, hoeveel Medicare en sociale zekerheid zijn ingehouden, speciale betalingen die de werknemer heeft ontvangen en hoeveel inkomstenbelasting is ingehouden. U moet uw werknemers uiterlijk op 31 januari hun W-2-formulieren voor het vorige jaar verstrekken. U hebt echter tot 28 februari de tijd om de administratie voor sociale zekerheid van hun exemplaren te voorzien; als u elektronisch registreert, is de vervaldatum 1 april. Het formulier W-3 is een type omslagformulier dat selectietotalen van de W-2-formulieren die u invoegt, weergeeft. Voeg een afzonderlijke W-3 toe voor elke batch W-2-formulieren die u verzendt. De vervaldatums voor de W-3 komen overeen met de vervaldatums voor uw W-2-formulieren.

Staatsformulieren

Naast federale loonbelastingaangiften moet u de juiste aangiften indienen bij uw staat. De vereisten verschillen per staat, maar meestal moet u een werkloosheidsrendement van de overheid indienen. Afhankelijk van de regelgeving van uw staat, moet u mogelijk een verslag van de werknemerscompensatie indienen. Sommige staten, waaronder Rhode Island, Californië, New York, New Jersey en Hawaii, eisen ook van werkgevers dat zij werknemers een arbeidsongeschiktheidsverzekering bieden, dus u moet hier ook normaal een rapport voor indienen.