Wat is een gelduitbetalingssysteem?

Elk klein bedrijf heeft een uitbetalingssysteem voor contanten nodig dat efficiënt en veilig omgaat met de contante betalingen van een bedrijf. Betaalbare rekeningen, of A / P, zijn nauw verbonden met contante betalingen, en de meeste transacties worden verwerkt via A / P wanneer een contante betaling wordt gedaan. Goede documentatie maakt deel uit van een effectieve uitbetalingsfunctie voor contanten en alle uitbetalingen in contanten moeten worden vastgelegd in de financiële administratie van het bedrijf. De aanwezigheid van goede interne controles is belangrijk bij uitbetalingen in contanten en helpt ervoor te zorgen dat contanten worden betaald voor legitieme transacties.

Accounts Payable-functie

De A / P-functie is verantwoordelijk voor het goedkeuren van betalingen voor de transacties van een bedrijf en crediteuren. A / P keurt transacties voor betaling alleen goed als er ondersteunende documentatie bestaat over de transactie. Omdat A / P overeenkomt met de benodigde papieren voor goedkeuring van de transactie, verdient het de voorkeur dat de daadwerkelijke betaling aan de verkoper of crediteur niet wordt geregistreerd om de betaling van frauduleuze of ongeldige transacties te voorkomen.

Transactie documentatie

De meeste gelduitbetalingen zijn factuurbetalingen. Wanneer bijvoorbeeld voorraad wordt gekocht, moet de transactie een factuur hebben, samen met een inkooporder en een bewijs van ontvangst van de goederen, voordat de betaling van de transactie wordt gedaan. Voor een service moet de factuur verwijzen naar een contract dat de overeenkomst tussen de partijen beschrijft. Ontbrekende documentatie kan een teken zijn van een onvolledige transactie, zoals het niet leveren van producten of services of frauduleuze activiteiten.

Transactie opname

Wanneer uw bedrijf een waardeobject koopt of ontvangt met een specifieke prijs, wordt dit geregistreerd als een creditering van een verplichting of een geldrekening. Krediettransacties die worden geboekt als verplichtingen worden op een toekomstige datum betaald en zodra de nodige documentatie is ontvangen, wordt de verplichting gedebiteerd en wordt contant geld voor het betalingsbedrag gecrediteerd. De opname van de transactie in de financiële administratie wordt gevolgd door het creëren van een cheque of elektronische betaling die aan de leverancier wordt uitgegeven.

Interne controles

Goede interne controles van contante uitbetalingen zijn van cruciaal belang om het verlies van contanten te voorkomen. Idealiter zouden A / P-medewerkers niet verantwoordelijk moeten zijn voor contante uitbetalingen om de betaling van ongeldige transacties te voorkomen. Deze scheiding van taken kan uw geldrekening beschermen. Als uw bedrijf te klein is voor deze regeling, moet een medewerker die niet bij A / P is betrokken, uw bankrekening elke maand verzoenen en willekeurige controles van contante betalingen uitvoeren om te beoordelen of contante betalingen voor geldige transacties zijn.