Hoe Outlook te gebruiken om beter georganiseerd te worden

Naarmate de hedendaagse werkomgeving steeds complexer en sneller wordt, kan het vaak een uitdaging zijn om georganiseerd te blijven. Outlook maakt deel uit van de productiviteitssoftware suite van Microsoft Office en is te vinden in veel werkomgevingen, van onderwijs tot bedrijfswereld. Met zijn functies kunt u uw elektronische communicatie en contacten stroomlijnen. Met Outlook kunt u ook uw dagelijkse activiteiten beheren en taken delegeren.

E-mail

Met de regelwizard van Outlook kunt u tijdbesparende, geautomatiseerde e-mailfuncties instellen. Op basis van de regels die u maakt, kunt u automatisch sommige e-mailberichten verwijderen en anderen doorsturen. U kunt uw e-mail ordenen door regels te maken die ze naar verschillende mappen verplaatsen. Outlook helpt u ook bij het beheren van spam door u toe te staan ​​regels te maken die inkomende spam-e-mails rechtstreeks naar uw map "Ongewenste e-mail" sturen. Voor e-mails die u op regelmatige basis verstuurt, kunt u ook sjablonen maken en opslaan.

Kalender

Met de agenda-functie van Outlook kunt u uw vergaderingen en andere belangrijke afspraken beheren. U kunt uw afspraken bijhouden in de Agenda en u kunt herhaalde herinneringen naar uzelf sturen, van minuten tot dagen van tevoren. Als je een vergadering plant, stuur je uitnodigingen naar anderen. Die mensen kunnen uw uitnodiging accepteren of weigeren. Ze kunnen ook een nieuwe vergaderdatum voorstellen. Hiermee kunt u bijhouden hoeveel mensen aanwezig zijn.

Contacten en Shortcouts

Beheer uw professionele en persoonlijke contacten met de functie Contactpersonen. In Outlook kunt u adressen, telefoonnummers, e-mailadressen en andere contactgegevens bijhouden. U kunt deze informatie toevoegen aan Word en andere documenten. Met de functie Contactpersonen kunt u distributielijsten maken, zodat u routinematig groepen mensen kunt e-mailen zonder elke persoon aan de e-mail toe te voegen. Voor snelle toegang tot veelgebruikte informatie kunt u snelkoppelingen naar documenten op uw computer of netwerk maken en snelkoppelingen naar veelgebruikte websites maken. Deze snelkoppelingen kunnen worden opgeslagen en geopend in het snelkoppelingenvenster van Outlook.

Taken en opmerkingen

Maak en beheer takenlijsten met de takenfunctie van Outlook. U kunt eenmalige en terugkerende taken instellen. Met Outlook kunt u vervaldatums en herinneringen instellen. Als een taak te laat is, wordt deze automatisch rood. Het verdwijnt uit je takenlijst, wanneer je het markeert als voltooid. U kunt ook taken delegeren aan anderen. In de weergave "Notities" kunt u herinneringen voor uzelf schrijven en beheren. Als u op "Nieuw" klikt, wordt een nieuwe notitie gemaakt. Door er met de rechtermuisknop op te klikken, kunt u de code code geven voor een betere organisatie.