Wat gebeurt er als Prepaid-uitgaven niet worden aangepast in een financiële verklaring?

Vooruitbetaalde kosten worden geclassificeerd als een actief op de balans van een onderneming, aangezien hun saldo een voordeel vertegenwoordigt dat in toekomstige perioden zal worden gebruikt. Om onjuistheden in de financiële overzichten van een bedrijf te voorkomen, is het van belang dat het account elke maand opnieuw wordt afgestemd.

Soorten voorafbetaalde uitgaven

Bedragen die het prepaid kostensaldo op de balans van een onderneming aan het einde van de periode omvatten, omvatten, maar zijn niet beperkt tot, pre-paid verzekeringspremies, vooruitbetaalde huur, onroerende voorheffing en vooruitbetaalde servicecontracten. De betaling wordt geregistreerd als een actief op het moment van betaling en naarmate het voordeel wordt verbruikt, neemt het saldo nog steeds af.

Voorbeeld van vooruitbetaalde uitgaven

De impact op de winst-en-verliesrekening en de balans wanneer de vooruitbetaalde kosten niet correct worden aangepast, kan het best worden begrepen met een voorbeeld. Stel dat op 5 januari een bedrijf dat t-shirts ontwerpt en produceert, een onderhoudsovereenkomst van 12 maanden koopt voor twee van de machines die worden gebruikt in de productie. De overeenkomst kost $ 9.600, begint op 1 februari en eindigt 31 januari van het volgende jaar.

De asset opnemen

Sinds de aankoop in januari is gedaan, zal de boekhouder van het bedrijf per 31 januari de volgende boeking doen: Debet vooruitbetaalde kosten $ 9.600 Krediet in contanten $ 9.600 Merk op dat aangezien het gebruik van de overeenkomst nog niet heeft plaatsgevonden, deze boeking alleen van invloed is op de balans .

Doorlopende boeking

Aangezien het contract een totale kostprijs van $ 9.600 voor een serviceperiode van 12 maanden heeft, zal het bedrijf $ 800 per maand besteden aan het onderhouds- en reparatierekening. De terugkerende maandelijkse invoer door de boekhouder van het bedrijf is als volgt: Debetreparaties en onderhoudskosten $ 800 Credit prepaid-kosten $ 800 Met een creditering van de activarekening van vooruitbetaalde kosten, blijft deze boeking het actief gedurende de looptijd van de overeenkomst verbruiken totdat het saldo is bereikt. nul aan het einde van de contractperiode.

Het niet opnemen van de invoer

Op 21 mei realiseert de boekhouder zich dat hij de maandelijkse toegang tot vooruitbetaalde kosten sinds het begin van het contract niet heeft geboekt. Dit betekent dat elke maand de kosten van het bedrijf zijn onderschat met $ 800, wat resulteert in een te hoog opgegeven inkomen van hetzelfde bedrag. Het betekent ook dat de vooruitbetaalde uitgavenrekening op de balans van de onderneming drie maanden is overschat met een totaal van $ 2.400.

De correctie maken

Om haar fout te corrigeren en "inhaalslag" voor februari tot en met mei, maakt de boekhouder de volgende boeking aan het einde van de maand: Debetreparaties en onderhoudskosten $ 3.200 Tegoed voorafbetaalde kosten $ 3.200 De boekhouder legt vervolgens uit aan de eigenaar dat terwijl reparaties en onderhoud voor de maand van mei lijkt erg hoog te zijn, het is het resultaat van vier maanden tegelijkertijd boeken en van het niet betalen van het bedrag voor de laatste vier periodes.