Hoe een klachtenbrief te schrijven aan een werknemer met betrekking tot zijn gedrag

In kleine bedrijven met een progressief disciplinebeleid voor hun werknemers, wordt meestal een geschreven brief gebruikt nadat een verbale discussie over ongewenst gedrag heeft plaatsgevonden. In dit geval werd het gedrag becommentarieerd en ontmoedigd, maar het is doorgegaan en het is noodzakelijk om naar het volgende niveau te escaleren. Een werknemer-disciplinaire brief moet krachtig geformuleerd zijn om de werknemer aan te moedigen het volgende niveau van progressie te vermijden, wat een opschorting of beëindiging zou kunnen zijn, afhankelijk van het beleid van uw bedrijf.

1.

Verwijs naar de vorige mondelinge uitwisseling met de werknemer. Het begin van uw brief moet eerdere vergaderingen en besprekingen met deze werknemer over zijn gedrag documenteren. Dit dient om de medewerker eraan te herinneren dat ze al zijn gewaarschuwd en dit is in feite hun tweede waarschuwing op de manier.

2.

Noem het incident dat plaatsvond. Om opnameredenen moet u het precieze incident in de aanloop naar en inclusief het gedrag van de werknemer vermelden. Onthoud het gebruik van opruiende taal in deze sectie. Geef eenvoudig de feiten weer over wat er is gebeurd.

3.

Herinner de medewerker aan het beleid van uw bedrijf. In het volgende gedeelte van uw brief moet worden beschreven hoe uw bedrijf met gedragsproblemen omgaat en hen informeren dat de volgende keer dat dit gedrag zich voordoet, strikte maatregelen zullen worden genomen. Dit dient om de werknemer op formele kennisgeving te zetten.

4.

Sluit de brief met een aansporing om te verbeteren. U wilt dat uw werknemer weet dat u zijn eigen belangen behartigt en dat u hem niet wilt verliezen. Als hij echter doorgaat met zijn gedrag, heeft u geen andere keuze. Moedig hem aan om een ​​woedebeheersingstraining te volgen, bijvoorbeeld als dat van toepassing is, of trainingshulpmiddelen aanbieden die hem kunnen helpen zijn gedrag beter te beheren.

5.

Stuur drie exemplaren van de brief. Eén exemplaar moet naar de medewerker gaan, één exemplaar moet naar de personeelsbeheerder en het laatste exemplaar moet worden afgedrukt en bewaard in het personeelsdossier van de werknemer. Dit zal je helpen in het geval dat het gedrag aanhoudt, de werknemer wordt beëindigd en probeert een onrechtmatig ontslagpak in te dienen. U zult uw papieren spoor hebben om uw zaak te bewijzen.