Manieren om vertrouwelijke informatie veilig te houden bij een receptie

Vertrouwelijke mondelinge en schriftelijke informatie gaat vaak door de receptieruimten. Toch hebben veel bedrijfseigenaren onvoldoende beveiliging om te voorkomen dat vertrouwelijke gegevens in verkeerde handen vallen. Ongeacht het type informatie - of het nu gaat om klantnamen, patiëntrecept of diagnostische testdetails, aankomende zakelijke projecten of juridische zaken - het veilig houden vereist passende voorzorgsmaatregelen.

Maak een Privacy Floor Plan

Een manier om informatie veilig te houden, is door de lay-out van het ontvangstgebied zodanig in te richten dat het voor wachtende klanten of verkopers moeilijker wordt om vertrouwelijk papierwerk te zien of vertrouwelijke gegevens te horen via telefoongesprekken of persoonlijke gesprekken. U kunt bijvoorbeeld de ontvangst- en wachtruimtes in twee afzonderlijke ruimtes plaatsen of - als u een open plattegrond hebt - ondoorzichtige, geluiddempende akoestische wandpanelen tussen de gebieden installeren. Met elke opstelling kunnen wandpanelen verschillende receptiedelen scheiden, zoals het in- en uitchecken en overleg in sommige medische kantoren.

Stel opvangprocedures in

Een gewijzigde lay-out kan niet voorkomen dat alle instanties van niet-ontvangende personeelsleden en bezoekers toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie bij de receptie. Het vaststellen van duidelijke regels en procedures voor medewerkers om te volgen, zal helpen. U kunt bijvoorbeeld eisen dat alleen medewerkers van de receptie achter de balie mogen. U zou ook kunnen eisen dat het personeel van de receptie vertrouwelijk papierwerk afdekt wanneer iemand het bureau nadert of zich afmeldt en vertrouwelijk papierwerk blokkeert telkens wanneer zij hun werkstations om welke reden dan ook verlaten.

Leid de staf en het publiek op

Het is ook belangrijk dat al uw werknemers en het publiek uw regels begrijpen en volgen. Personeelseducatie kan vertrouwelijkheids- en privacytraining omvatten, een boek met regels en procedures voor ontvangst in de toekomst en borden of posters die personeel herinneren aan hun verantwoordelijkheid om vertrouwelijke informatie te beschermen. Openbaar onderwijs kan betrekking hebben op het verzenden van gerelateerde informatie via post en elektronische post om bezoekers te herhalen, zoals vaste klanten, patiënten of verkopers. Daarnaast kunt u bezoekersborden plaatsen bij de receptie en rond de wachtruimte die duidelijk de regels en uw verwachtingen schetst.

Dingen om te onthouden

Als uw bedrijf gezondheidszorg betreft, moet u controleren of wijzigingen die zijn aangebracht om vertrouwelijke informatie bij de receptie te beschermen, in overeenstemming zijn met de regels die zijn vastgelegd in de gezondheidsinformatieprivacy- en aansprakelijkheidswet. Sommige receptionisten onthullen onbewust vertrouwelijke informatie via de telefoon of in openbare ruimtes. Benadruk met uw personeel dat zij geen vertrouwelijke informatie met iemand mogen bespreken, behalve de persoon of personen die zijn goedgekeurd om het te horen. Ze moeten ook wachten tot nadat bezoekers zich van de receptie hebben verwijderd voordat ze vertrouwelijke informatie bespreken.