Virtual Meeting-etiquette

De deugd van virtuele vergaderingen is dat deelnemers projecten of andere kwesties kunnen bespreken en bespreken zonder op dezelfde plaats te zijn. Virtuele vergaderingen kunnen een grote kostenbesparing betekenen voor kleine bedrijven, omdat ze mensen met beperkte tijd of die ver weg zijn om aan een vergadering deel te nemen zonder de kosten van het opschonen van agenda's of het boeken van een zakenreis. Maar tijdens het verbinden kan iedereen gemakkelijk zijn, het hebben van een productieve en professionele virtuele vergadering kan een uitdaging zijn.

Technologie

Zorg ervoor dat de technologie die u gaat gebruiken goed werkt voorafgaand aan de vergadering, zodat u tijd heeft om de nodige aanpassingen aan te brengen. Hoewel de vergadering virtueel is, moeten deelnemers nog steeds de tijd nemen om aanwezig te zijn. Als u er niet zeker van bent dat de technologie goed werkt, kan dit ertoe leiden dat sommige deelnemers worden buitengesloten of boos omdat ze hun tijd verspillen. Voer een testvergadering uit met een vriend of collega in een ander kantoor om te controleren of de technologie goed werkt en of de audio- en videosignalen duidelijk zijn. Statische videobeelden en schokkerige video zorgen ervoor dat sommige deelnemers niet deelnemen aan de vergadering.

omgeving

Ook al ontmoet je virtueel, je zou moeten deelnemen aan een professionele setting. Als u vanuit huis of op een openbare locatie deelneemt, zoek dan een rustige privéruimte en zet televisie en muziek uit. Laat indien mogelijk iemand anders kinderen of huisdieren bezet houden zodat ze de vergadering niet verstoren. Kleed je zo professioneel als je zou doen als je naar kantoor zou gaan en aan een bureau of in een stoel zou zitten, in plaats van te loungen op de bank of op je bed.

Deelname

Deelnemen aan een virtuele vergadering kan moeilijker zijn dan in een traditionele vergadering, omdat het moeilijk kan zijn om visuele signalen van een computerscherm te lezen en te bepalen wanneer iemand anders gaat spreken. Als u de vergadering leidt, moet u deze zo ontwerpen dat elke deelnemer tijd heeft om een ​​bijdrage te leveren, door vragen te stellen aan specifieke deelnemers. Beperk de grootte van de vergadering ook; hoe kleiner het aantal deelnemers, hoe gemakkelijker het voor iedereen is om deel te nemen en begrepen te worden. Vermijd multitasking tijdens de vergadering. Het controleren van e-mail of het werken aan andere projecten verleidt je tijdens een virtuele vergadering, maar het zal je ervan weerhouden om volledig deel te nemen.

Focus

Houd de vergadering gericht. Stuur de agenda van de vergadering vooraf per e-mail naar de deelnemers en voeg kopieën toe van alle documenten die u tijdens de vergadering zult bespreken. Net als bij persoonlijke ontmoetingen, wijs je iemand toe om de leiding te nemen over de tijd en moedig iedereen aan om vast te houden aan de agenda. Houd de vergadering kort om ervoor te zorgen dat alle deelnemers tijdens de vergadering worden betrokken.