Hoe een werkingsomvang wordt uitgevoerd

Scope creep is de aartsvijand van vele projectmanagers en kan, als het niet goed wordt beheerd, een project vernietigen. Het wijzigen van projectverwachtingen om aan veranderende verwachtingen van belanghebbenden te voldoen of functies aan een reeds goedgekeurd projectontwerp toe te voegen, heeft invloed op de tijdlijn, budgettoewijzingen en middelen van het project. Een goed geschreven werkdocument met reikwijdte dat duidelijke werkproduct- en tijdlijnverwachtingen vastlegt, is een manier om te voorkomen dat een bereik kruipt. Het is echter van vitaal belang om te weten hoe u een effectieve hoeveelheid werk kunt schrijven om dubbelzinnigheid te voorkomen door het document zinloos te maken.

Functie en intentie

Een werkbereik werkt ongeveer hetzelfde als een contract voor zakelijke dienstverlening. Hoewel niet wettelijk bindend, is de SOW een formele overeenkomst tussen de belanghebbenden van een project - degenen die belang hebben bij de uitkomst van het project - en de projectmanager of andere autoriteit. De SOW stelt eerder overeengekomen en overeengekomen projectprestatievereisten vast, inclusief projectmijlpalen, deliverables en verwachtingen van rapportageprocedures en tijdlijnen voor het voldoen aan elke verwachting. Het wordt een maatstaf voor het meten van de voortgang van de uitgevoerde werkzaamheden, leidend tot de succesvolle afronding van het project.

Algemene schrijfrichtlijnen

Algemene schrijfrichtlijnen voor een SOW zijn vergelijkbaar met die voor het schrijven van een bedrijfsbeleid of -procedure. Verklaringen moeten duidelijk en beknopt zijn en slechts zoveel woorden bevatten als nodig zijn om het punt te communiceren. Gebruik een actieve stem en taakgerichte taal die iedereen van een project-stakeholder tot een lid van het datingsysteem gemakkelijk kan begrijpen. Geef bijvoorbeeld acroniemen op, definieer termen en neem grafieken, kalenders en andere visuele hulpmiddelen op die verwachtingen verduidelijken en het lezen van het document gemakkelijker maken.

SOW-formaat

Verdeel de SOW in verschillende secties, inclusief een verklarende woordenlijst, projectdefinitieverklaring, verklaringen die projectdoelen beschrijven, samen met een beschrijving van hoe elk doel zal worden bereikt, een gedetailleerde lijst van projectresultaten en verantwoordelijke partijen, een kalender of lijst met mijlpaal en vooraf bepaald project vergaderdata en een tijdlijn voor het voltooien van projecttaken en voor het inleveren van projectprestaties. In totaal moeten de SOW-secties een duidelijk beeld schetsen van het project, de verwachtingen en de verantwoordelijkheden van de betrokkenen.

Project Benchmark metingen

Elke sectie van de SOW moet benchmarkmetingen bevatten die de uitgevoerde werkzaamheden beoordelen en het project op schema houden. Benchmarks zijn duidelijke, meetbare kwantitatieve of kwalitatieve beoordelingen die geen ruimte laten voor persoonlijke interpretatie. Getallen, datums, tijden en percentageberekeningen zijn voorbeelden van kwantitatieve benchmarks. Kwalitatieve benchmarks kunnen soms moeilijker zijn om te schrijven, omdat ze zelfs geen enkele dubbelzinnigheid kunnen bevatten. Een deliverable die bijvoorbeeld is geschreven als 'Een tipblad maken om aan de behoeften van eindgebruikers te voldoen', identificeert het te leveren product, maar is dubbelzinnig en biedt veel ruimte voor persoonlijke interpretatie. Veel effectiever en gemakkelijk te meten is een deliverable geschreven als "Schrijf een tippagina van een enkele pagina die een tweestaps-installatieproces behandelt, beschrijft het wachtwoordbeleid en schetst procedures voor het maken van wachtwoorden.