Hoe schrijf ik leenprocedures en beleidshandleidingen in?

Het documenteren van beleid en procedures voor leningen helpt bij het stroomlijnen van operaties, het verminderen van verspilling en het verbeteren van de klanttevredenheid door het standaardiseren van werktaken. Indelingen zijn afhankelijk van de aard van de bewerkingen en de vereisten van de medewerker. Hoewel de structuur en diepte van de documentatie verschilt, zijn er veelvoorkomende manieren om schriftelijke richtlijnen te maken voor het personeel dat u wilt lenen.

Beleidshandleidingen

Beleidshandleidingen zijn op hoog niveau geschreven en geven een samenvatting van de houding van het management ten opzichte van kritieke onderdelen van activiteiten. Handleidingen kunnen betrekking hebben op risicobeheer, leningsdocumentatie, personeel en een aantal andere belangrijke onderwerpen. Secties over ethische waarden zijn gemeengoed en methoden voor het melden van misstanden worden meestal gedetailleerd beschreven. Kritieke wettelijke vereisten en compliance-inspanningen in verband met federale of nationale regelgeving passen goed in de handleidingen voor het leningsbeleid. Handleidingen moeten in een taal geschreven zijn die voor alle werknemers gemakkelijk te begrijpen is.

Standaard operatieprocedures

Een methode voor het documenteren van uitleenprocessen is het creëren van standaard bedieningsprocedures. Deze documenten verklaren waarom personeel specifieke taken uitvoert en wat het algemene doel van het proces is. Inputs, outputs en klanten zijn typische componenten van SOP's. Relevante belanghebbenden dienen te worden vermeld in de tekst van de standaardwerkwijze, samen met verwijzingen naar ondersteunende documentatie. Een goed geschreven SOP heeft de macht om werknemers te informeren, de verwerking van leningen te standaardiseren en de algehele efficiëntie van een organisatie te verbeteren.

Afdeling standaard operationele procedures

Het creëren van uitleenprocedures op afdelingsniveau helpt bepaalde groepen binnen een organisatie om processen te standaardiseren die specifiek zijn voor hun functie. Het boekhoudkundig personeel voert bijvoorbeeld taken uit zoals het vastleggen van journaalboekingen en het afstemmen van leningrekeningen die andere groepen niet hebben. Het creëren van operationele standaardprocedures voor dit soort taken verbetert de interne controle en helpt het management bij het opstellen van financiële overzichten. DSOP's beschrijven processen op een hoog niveau en beschrijven waarom taken worden uitgevoerd.

Standaard bedieningsinstructies

Het hebben van uitleenprocedures die aangeven hoe specifieke taken worden uitgevoerd, is gunstig voor medewerkers in de frontlinie. Standaard bedieningsinstructies worden voor dit doel gebruikt en zijn geschreven op een manier die stapsgewijze richtlijnen biedt. Als taken handmatig zijn of volgens specifieke criteria zijn voorbereid, kan het moeilijk zijn om nieuw personeel op te leiden. SOI's maken het trainingsproces echter eenvoudiger en bieden werknemers een snelle referentie om te gebruiken terwijl ze nieuwe taken leren kennen. Als er tekortkomingen zijn in de verwerking van kredieten of accountbeheer, is het handig om te kijken naar SOI's om te evalueren waar de fout zich heeft voorgedaan.