Hoe geweldige klantenservicebrieven te schrijven

Klantcorrespondentie kan worden gebruikt om een ​​klant te bedanken voor haar bedrijf, om prompte betaling aan te moedigen, om een ​​transactie op te volgen of om te reageren op een vraag of een klacht. Correspondentie zoals brieven en e-mails, indien samengesteld en afgeleverd met de juiste voorbedachtheid, kan uw bedrijf helpen om het niveau van klantenservice te verhogen.

Personaliseer de brief

Plaats jezelf in de plaats van de lezer. Richt de lezer persoonlijk, gebruik de tweede persoon, met de actieve stem om de lezer binnen te brengen en hem het gevoel te geven dat de brief specifiek voor hem is geschreven. Een brief met de vermelding "u maakt ons succesvol" heeft veel meer impact dan een brief waarin staat "we zijn succesvol vanwege onze klanten." Gebruik de juiste grammatica maar schrijf op een informele toon wanneer u een klant bedankt voor haar bedrijf of een klantinteractie opvolgt. Laat de klant het gevoel hebben alsof je een gesprek met haar hebt.

Organiseer je gedachten

Voordat u een brief aan een klant schrijft, organiseert u uw gedachten en bepaalt u de doelen die u wilt bereiken met uw correspondentie. Als u een verkoopbrief schrijft om de producten en diensten van uw bedrijf te promoten, wilt u specifieke hoogtepunten vermelden van wat u kunt bieden en hoe de klant hiervan zal profiteren. Als u een brief schrijft om een ​​suggestie of klacht op te volgen, zorg dan dat u weet wat de resolutie is voordat u de brief samenstelt. Als u schrijft om betaling aan te vragen, verzamelt u de informatie die u nodig hebt over mogelijke betalingsplannen en de gevolgen voor de klant van het niet betalen van het vereiste bedrag. Maak een schets van de punten die je moet bedekken en volg die schets wanneer je begint te schrijven, zodat je belangrijke informatie niet weglaat.

Lees en herleest de brief

Uw brief vertegenwoordigt u en uw bedrijf. Als het spelling- of grammaticafouten bevat, reflecteert het op u en neemt het aanzienlijk af van uw bericht. Nadat u de brief hebt geschreven, leest u deze zorgvuldig door voor fouten en leest u deze vervolgens voor inhoud. Zorg ervoor dat u de relevante informatie die u hebt voorbereid in uw eerste overzicht hebt behandeld. Lees de brief alsof u uw eigen klant bent. Bepaal of dit het soort brief is dat u wilt ontvangen van een bedrijf dat u een klant noemt.

Profiteer van de virtuele brief

E-mail is een acceptabelere vorm van communicatie met een klant geworden. Behandel elk e-mailbericht op dezelfde manier als een afgedrukte brief. Stel uw bericht met zorg samen, met gebruik van de juiste grammatica, interpunctie en begroeting. Raak "Verzenden" niet aan totdat u het opnieuw hebt gelezen, net zoals u zou doen met een normale brief. Overweeg de technologie van uw ontvanger bij het verzenden van een e-mail naar een klant. HTML-berichten kunnen niet altijd door elk e-mailsysteem worden gelezen, dus het kan veiliger zijn om een ​​eenvoudig tekstbericht te verzenden. E-mails kunnen het best worden gebruikt voor korte berichten. Als uw bericht lang en gedetailleerd is, is een afgedrukte brief wellicht de betere optie. Voor kortere klantenservice-communicatie die snel moet worden geleverd, kan e-mail een goede oplossing zijn.