Hoe een klachtenbrief te schrijven aan een bedrijf

Wanneer u een bedrijf runt, heeft u net zoveel interactie met leveranciers als met klanten. Wanneer een klant een klacht voor u heeft, moet u dit oplossen. Als u echter een klacht bij een leverancier heeft, zou u moeten verwachten dat deze is opgelost. Het kan echter als een klein bedrijf moeilijk zijn om de aandacht van een groot bedrijf te krijgen. Gebruik een klachtenbrief om bij de juiste mensen te komen.

adressen

Vermeld uw naam, titel, bedrijfsnaam, adres en de datum bovenaan de brief. Dit is essentiële informatie die u moet verstrekken als u een reactie op uw brief wilt ontvangen. Als je de naam van een contactpersoon hebt, plaats je haar naam en titel bovenaan de brief. Volg dat met de naam van het bedrijf en zijn adres. Als u geen contactnaam hebt, laat u de naam weg en voegt u 'Consumer Complaint Division' achter de bedrijfsnaam in.

Verklaar de relatie in het verleden

Vat uw vroegere relatie met het bedrijf samen. Bijvoorbeeld, als u de producten van het bedrijf al 10 jaar gebruikt, vertel dit dan aan de lezer. U kunt ook het volume of de waarde van uw jaarlijkse of maandelijkse aankopen van het bedrijf aangeven. Dit laat de ontvanger zien dat je een langdurige relatie hebt die de moeite waard is om te bewaren. Vertel het bedrijf dat u deze relatie wilt voortzetten, maar alleen als uw klacht is opgelost.

Inhoud

Wees gedetailleerd bij het uitleggen van uw klacht. Leg uit welke service of welk product het bedrijf u heeft geleverd, inclusief een serienummer, indien van toepassing. Vertel de ontvanger wanneer de aankoop is gedaan of de service is verleend en waar deze plaatsvond. Leg het probleem duidelijk uit en vraag om een ​​specifieke oplossing, zoals een terugbetaling. Sluit de brief af met de mededeling dat u hen een bepaalde tijd geeft om te reageren voordat u hulp van de groep voor consumentenbescherming zoekt. Geef ten slotte een telefoonnummer op waarop u kunt worden gecontacteerd en verwijs naar uw bovenstaande adres.

Tips

Wees kalm en beleefd wanneer je je brief schrijft. Het is prima om het bedrijf te laten weten dat je ongelukkig bent, maar gebruik geen bedreigende of boze taal. Vraag voordat u een brief verzendt het lokale filiaal van het bedrijf. Als dat niet werkt, stuur dan een brief naar het nationale hoofdkantoor. Als al het andere niet lukt, neemt u contact op met uw nationale bureau voor consumentenbescherming of met het Better Business Bureau.