Hoe samenwerkende problemen op de werkplek te documenteren

Hoewel u het grootste deel van de tijd probleemloos door uw werkdag heen kunt waaien, kan het zijn dat u af en toe te maken krijgt met problemen met collega's. Afzonderlijke incidenten komen vaak voor, maar als u een voortdurende situatie in uw handen hebt, moet u misschien documenteren wat er gebeurt en het management waarschuwen. Deze documentatie helpt het management het probleem te begrijpen en effectief om te gaan met de overtredende medewerker. De informatie die u opneemt, moet dus gedetailleerd en georganiseerd zijn.

1.

Zorg ervoor dat het incident documentatie garandeert. Als een collega gewoon hinderlijk is, hoeft u misschien geen gedetailleerde aantekeningen van alle vervelende gebeurtenissen te maken. Als het incident echter verhindert dat u uw werk effectief uitvoert en een vorm van intimidatie of discriminatie veroorzaakt, moet u dit melden.

2.

Noteer de datum en het exacte tijdstip van alle incidenten, vooral als u te maken hebt met een medewerker die u regelmatig lastigvalt gedurende de dag. Dit geeft het management een duidelijk beeld van wat u dagelijks ondergaat op de werkplek. Zorg ervoor dat u deze informatie eerst in uw rapport opneemt.

3.

Beschrijf de incidenten volledig bij elke tijd en datum die u verstrekt in duidelijke en beknopte taal. Vermijd brandgevaarlijke of emotionele taal in uw rapport. Probeer de situatie te bekijken zoals een politieagent dat doet - onpartijdig, alleen maar de feiten verzamelen.

4.

Vraag medewerkers die getuige zijn geweest van de incidenten om uw rapport te lezen en te ondertekenen / te daten. De meesten zouden bereid moeten zijn om je te steunen, vooral als de incidenten ernstig van aard waren. Wees niet verbaasd als sommigen weigeren om mee te doen.

5.

Vermeld uw naam, functie en contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer) ergens in het document. Anonieme klachten zijn zinloos, vooral in gevallen van intimidatie. U moet zeker uw handtekening en de datum aan het einde van het document vermelden.

6.

Neem meerdere exemplaren van uw rapport en overhandig dit aan uw directe leidinggevende en een aan een vertegenwoordiger van personeelszaken. Bewaar de extra exemplaren voor uw bestanden.