Hoe een effectieve personeelsvergadering te houden wanneer het personeel niet mee kan gaan

Zelfs een klein bedrijf als het uwe heeft waarschijnlijk veel verschillende persoonlijkheidstypes onder zijn werknemers. Het is moeilijk om een ​​productieve personeelsvergadering te houden wanneer uw werknemers het niet met elkaar kunnen vinden. Argumenten kunnen de vergadering snel laten ontsporen of het moeilijk maken om teamdoelen te bespreken en te ontwikkelen. Maak voordat u uw volgende personeelsvergadering plant, de tijd om een ​​paar technieken te leren die u kunnen helpen bij het beheren van meningsverschillen.

Anticipeer op problemen

U weet waarschijnlijk uit het verleden welke onderwerpen waarschijnlijk controversieel zijn en welke werknemers gewoonlijk betogen tijdens vergaderingen. Gebruik die kennis om argumenten en meningsverschillen te verijdelen voordat de vergadering begint. Als u bijvoorbeeld van plan bent de werklast opnieuw te verdelen, maar weet dat Katie eventuele wijzigingen in haar taken als een aanval ziet, spreek haar dan vóór de vergadering. Laat haar weten dat u de herdistributie tijdens de vergadering zult bespreken. Leg uit dat het plan een poging is om de werkdruk voor werknemers te verlichten en de productiviteit te verhogen, en geen kritiek op haar inspanningen. Het is altijd beter om medewerkers een voor een te vertellen over gevoelige informatie in plaats van hen tijdens een personeelsvergadering te verrassen.

Maak een agenda

Maak een agenda met discussiepunten. Uw agenda is een belangrijke tool die u kan helpen ervoor te zorgen dat de vergadering op koers blijft. Leg uit aan de groep dat je vanwege tijdgebrek je strikt moet houden aan de agenda. Als medewerkers andere onderwerpen gaan bespreken, met name onderwerpen die waarschijnlijk tot een conflict leiden, herinner hen dan aan de agenda en laat hen weten dat je het gesprek tot het huidige onderwerp moet beperken, alleen om ervoor te zorgen dat je voldoende tijd hebt om alle agendapunten te bespreken.

Regels afdwingen

Stel regels in voor het voldoen aan gedrag en het afdwingen ervan. De Mind Tools-website merkt op dat uw regels kunnen zijn het verhogen van uw handen voordat u spreekt, het beperken van de vloer tot één persoon per keer en het verbieden van één persoon om de vergadering over te nemen. Stel jezelf voor als moderator van de bijeenkomst en wees niet bang om de discussie over een onderwerp te beëindigen en naar een nieuw onderwerp te gaan wanneer het gesprek afdwaalt of als er geen zinvol ruzie ontstaat. Vereis werknemers die het niet eens zijn om zich op de feiten te concentreren en snel persoonlijke aanvallen te stoppen.

Verplaats de discussie

In sommige gevallen kan het onmogelijk zijn om te voorkomen dat werknemers die niet met elkaar overweg kunnen gaan, het niet eens zijn. Langdurige of onprofessionele meningsverschillen kunnen de bijeenkomst overschaduwen en discussies over belangrijke agendapunten voorkomen. Meningsverschillen tussen twee werknemers of twee groepen werknemers kunnen ook de toon van de vergadering veranderen en andere deelnemers ongemakkelijk maken. Als beide partijen het niet eens kunnen worden, vertel hen dan dat u hen op een later tijdstip zult ontmoeten om het probleem te bespreken. Leg uit dat u een beslissing over de kwestie zult nemen totdat u de personeelsleden persoonlijk ontmoet.