Hoe een instructiehandleiding voor administratief personeel te schrijven

Een administratief medewerker houdt uw leidinggevenden en andere personeelsleden op het goede spoor door het kantoor vol te houden met benodigdheden, afspraken en vergaderingen te plannen en de telefoon op te nemen als dat nodig is. De administratieve assistenten die voor uw bedrijf werken, zijn slechts zo goed als de handleiding die u voor hen schrijft. Deze handleiding geeft de verwachtingen van uw bedrijf weer en verklaart het klimaat en de cultuur. Gebruik het om uit te leggen hoe specifieke taken moeten worden uitgevoerd en om de gedragsregels op te stellen.

Maak een omslagpagina voor de handleiding. Geef de handleiding een eenvoudige titel, zoals 'Administrative Assistant Manual and Handbook'. Vermeld de naam van uw bedrijf en het adres op de omslagpagina.

Maak een inhoudsopgave op de tweede pagina. Maak een lijst van alle onderwerpen die u in de handleiding zult opnemen, zoals 'Beantwoorden van de telefoon en Berichten nemen', 'Dicteren en transcriptie' en 'Bestellen van kantoorbenodigdheden'. De onderwerpen die u opgeeft, zijn afhankelijk van de verantwoordelijkheden van de administratieve assistenten. Behalve instructies over het uitvoeren van taken, neem inhoud op zoals 'Afwezigheidsbeleid', 'Onderbrekingen', 'Voordelen en salarissen' en andere relevante informatie die een assistent nodig heeft als werknemer.

Maak een kop voor elk onderwerp.

Maak een lijst van de stappen voor elke taak met behulp van een lijst met opsommingstekens of genummerde lijsten, zodat de assistenten de voortgang van de taak duidelijk kunnen zien. Neem geen voorkennis van de taak aan; stuur de assistent bijvoorbeeld op om het tekstverwerkingsprogramma te openen om een ​​document te typen.

Gebruik duidelijke taal om te beschrijven hoe elke taak moet worden uitgevoerd. Schrijf bijvoorbeeld 'Beantwoord de telefoon door' Hallo! Dank u te zeggen dat u [Bedrijfsnaam] hebt gebeld. Dit is [uw naam], hoe kan ik u helpen? '' Om de assistenten te instrueren hoe ze de telefoon moeten beantwoorden. Vermeld de informatie die ze nodig hebben om te verzamelen van de oproep bij het ontvangen van een bericht of voordat de oproep wordt doorgeschakeld naar een andere persoon. De assistent moet bijvoorbeeld de naam van de beller verwijderen, waar hij belt en het doel van de oproep.

Bewaar en print de handleiding. Maak gaten aan de linkerkant van het papier en plaats ze vervolgens in de map.

Items die je nodig hebt

• Computer- en tekstverwerkingssoftware

• Printer

• Papier

• Perforator

• 2-inch ringband met 3 ringen

Tip

• Bewaar een reservekopie van de instructiehandleiding die op uw computer is opgeslagen, zodat u deze kunt herzien en opnieuw kunt afdrukken als dat nodig is.

Salarisinformatie 2016 voor secretaresses en administratieve assistenten

Secretarissen en administratieve assistenten verdienden een mediaan jaarsalaris van $ 38, 730 in 2016, volgens het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics. Aan de lage kant verdienden secretaresses en administratief medewerkers een 25-percentielsalaris van $ 30.500, wat betekent dat 75 procent meer verdiende dan dit bedrag. Het salaris van het 75e percentiel is $ 48.680, wat betekent dat 25 procent meer verdient. In 2016 waren er 3.990.400 mensen werkzaam in de VS als secretaresses en administratief assistenten.