Hoe een organigram gebruiken

Een organigram is een hulpmiddel dat wordt gebruikt om bedrijfsmanagers te helpen bij het definiëren van de rollen en de commandostructuur binnen de bedrijfsstructuur. Of uw bedrijf nu groter of kleiner is, met behulp van een organigram kunt u taken effectief beheren, groeistrategieën ontwikkelen en de efficiënte interactie tussen personeel verbeteren. Het voorbehoud is dat u meer moet doen dan alleen een organigram maken; u en uw werknemers moeten verwijzen naar is als onderdeel van uw standaard bedrijfsactiviteiten.

1.

Bekijk de grafiek om te controleren of alles in de grafiek actueel is. Dit betekent dat functiebeschrijvingen en namen van werknemers moeten worden bijgewerkt. Een eenmanszaak kan zijn naam onder elke functie vinden; dit moet niet voorkomen dat de "banen" binnen het bedrijf worden georganiseerd. Grotere bedrijven hebben mogelijk een zeer grote grafiek met veel namen en banen, misschien zelfs met overlappende posities.

2.

Geef werknemers een kopie van het organigram. Leer ze hoe ze het moeten lezen en geef ze een bedrijfsresourcemap met contactnummers. Dit elimineert veel rondlopen wanneer iemand informatie nodig heeft; ze kunnen de commandostructuur volgen of rechtstreeks naar de gewenste afdeling gaan.

3.

Bepaal waar de grootste afstand in de grafiek ligt. Voor de eenmanszaak of zeer kleine organisatie met slechts een paar mensen die alles doen, betekent dit dat ze op zoek moeten naar de ene positie die kan worden ingevuld die waardevolle tijd vrijmaakt voor andere werknemers. Een eenmanszaak kan bijvoorbeeld een hekel hebben aan het werken met getallen; het inhuren van een boekhouder kan tijd vrijmaken om zich te concentreren op de verkoop in plaats van te klagen over de boeken.

4.

Zoek naar gebieden waar nieuwe posities kunnen worden gecreëerd en onder welke titel. Definieer de nieuwe positie met zijn functiebeschrijving en taken en bepaal welke bestaande titel deze persoon zal overzien. Het distribueren van management over verschillende mensen helpt de activiteiten efficiënter te laten verlopen.

5.

Zoek naar gebieden met veel overlapping. Als de omzet ten gevolge van moeilijke economische tijden of andere zakelijke factoren daalt, overweeg dan om de minder producerende vertegenwoordigers te laten gaan. Niemand legt graag iemand af, maar als je kijkt naar de gezondheid van het hele bedrijf en van talloze andere werknemers, is het de optie om wat je nodig hebt vrij te geven en het bedrijf levend te houden.

6.

Herzie het organigram naar behoefte op basis van de gemaakte wijzigingen. Door ervoor te zorgen dat de updates worden gedistribueerd naar medewerkers, zorgt u ervoor dat iedereen op dezelfde pagina werkt aan dezelfde doelen.

Dingen nodig

• Organisatieschema