Hoe geannuleerde controles in bedrijven in te dienen

Een geannuleerde cheque is een cheque die is geïnd door de begunstigde en is gewist door uw bankinstelling. Een verstandig archiveringssysteem voor geannuleerde cheques biedt operationele voordelen en juridische dekking voor een bedrijf. Een bedrijf kan zijn geannuleerde cheques in elektronisch of fysiek formaat indienen op basis van individuele voorkeur.

Redenen om cheques te bewaren

De belangrijkste reden om uw geannuleerde cheques te behouden, is om bewijs te leveren in het geval van een belastingaudit. Geannuleerde cheques leveren solide bewijs dat de uitgaven die u claimt op uw belastingaangifte echt bestaan. Het is het beste om geannuleerde cheques ten minste zeven jaar te bewaren voor belastingdoeleinden, hoewel technisch gezien de IRS zelfs oudere returns kan betwisten als ze fraude vermoeden. Afgezien van het juridische voordeel, kunnen geannuleerde controles boekhoudkundige taken vereenvoudigen en dubbele betalingen aan verkopers helpen voorkomen.

Fysiek versus elektronisch

Sommige banken retourneren nog steeds originele geannuleerde cheques aan klanten die daarom vragen. De meeste banken geven echter fysieke of elektronische kopieën af van geannuleerde cheques in plaats van originelen. De IRS staat fysieke of elektronische kopieën toe als geldig bewijs, zodat ondernemers kunnen kiezen wat het beste werkt voor hun activiteiten. Veel banken bieden klanten een optie om automatisch alle kopieën van hun geannuleerde cheques te ontvangen, samen met hun fysieke en elektronische maandoverzicht.

Vulsysteem

Ongeacht of u elektronische of fysieke chequekopieën kiest, u hebt een werkend archiefsysteem nodig. Er zijn twee hoofdopties voor het archiveren van geannuleerde cheques: per tijdsperiode of per leverancier. Indien u cheques in maandelijkse stappen invoert, kunt u gemakkelijker oude controles verwijderen of vernietigen die u niet langer nodig heeft. De maandelijkse methode werkt ook goed als u elektronische kopieën van uw maandelijkse bankafschrift downloadt. Indienen door leverancier maakt het eenvoudiger om te analyseren waar uw transacties vandaan komen, maar u kunt altijd uw boekhoudsoftware gebruiken om dat te doen.

Andere details

Kleine details kunnen uw systeem voor het controleren van cheques van goed tot goed doen. Je kunt twee vliegen in één klap doden als je een geannuleerde cheque bijvoegt op de bijbehorende factuur en ze samen archiveert. Dit maakt het gemakkelijk om gemiste betalingen op inkomende facturen op te vangen. Zorg ervoor dat u een markering of een controle op een factuur maakt wanneer u de cheque schrijft; dit helpt ervoor te zorgen dat u de factuur niet per ongeluk twee keer betaalt. Als uw bestandssysteem fysiek is, bewaar het dan in een afgesloten archiefkast voor extra veiligheid. Houd een back-up van elektronische archiveringssystemen of bewaar ze op de cloud om gegevensverlies te voorkomen.