Hoe schrijf ik betalingsprocedures?

Payroll speelt een hoofdrol in uw bedrijf wanneer u werknemers heeft die u moet betalen. Als u de teugels van de salarisadministratie overdraagt ​​aan een werknemer of iemand inhuurt om de taken van de loonadministratie over te nemen, kan het opschrijven van de loonlijstprocedures de leercurve verkorten. Het schrijven van payroll-procedures zorgt ook voor dezelfde uitkomst telkens wanneer de loonlijst wordt verwerkt - accurate en tijdige loonstrookjes van werknemers.

1.

Beschrijf hoe medewerkers tijd documenteren en indienen. Volgens het Amerikaanse ministerie van Arbeid kan een werkgever elk tijdregelingssysteem gebruiken dat het wenst - of het nu gaat om een ​​timesheet, computer-tijdregistratiesysteem of iets anders. Noteer hoe medewerkers de gepresteerde tijd voor de loonperiode indienen en hoe vaak de salariscontroles worden verminderd. Als timesheets voor het maken van papieren exemplaren bijvoorbeeld worden ingediend bij de personeelsmanager, kunt u dit in de procedure vermelden, zodat de persoon die de loonlijst verwerkt weet dat dit de plaats is waar ze de timesheets moeten ophalen.

2.

Doorloop de acties terwijl je schrijft. De beste manier om ervoor te zorgen dat u alle stappen invoert die nodig zijn om de loonlijst te verwerken, is door de stappen te schrijven terwijl u de acties voor het uitvoeren van de loonlijst uitvoert.

3.

Schrijf op hoe u werknemerslonen kunt berekenen. Als uw bedrijf bijvoorbeeld een computersoftwareprogramma gebruikt voor loonadministratie, noteer dan de stappen die de werknemer moet nemen om de salarisinformatie voor elke werknemer in het systeem in te voeren.

4.

Bespreek hoe u de betalingsaanpassingen uitvoert. Beschrijf de procedures die de werknemer moet volgen om het loon dat aan de werknemers wordt betaald aan te passen. Als een medewerker bijvoorbeeld een onbetaalde vakantiedag neemt, beschrijf dan hoe de salarisaanpassing wordt gemaakt om het werkdagloon af te trekken van de cheque van de werknemer.

5.

Lijst betalingsschema. Voeg een beschrijving van de frequentie toe waarop de loonlijstcontroles worden geknipt (wekelijks, tweewekelijks of maandelijks).

6.

Beschrijf hoe u cheques kunt afdrukken of salarisinformatie kunt indienen bij de payrollbeheerder. Nadat de werknemer de loonlijstinformatie in de computersoftware of het tijdvolgsysteem heeft ingevoerd, beschrijf hoe de loonlijstcontroles worden afgedrukt of leg de loonlijstverslagen voor aan de loonlijstdienst die de controles voor de zaken drukt.

7.

Behoud de records. De Internal Revenue Service stelt voor om de betalingsgegevens van werknemers, zoals W-2's, tijdskaarten, belastingaangiften en andere loonadministratie gedurende ten minste drie jaar te behouden. Beschrijf waar deze records worden opgeslagen en hoe de medewerker moet omgaan met het archiveren van deze records of het opslaan van deze records (elektronisch en / of in papieren versie).

8.

Vraag een medewerker om de instructies voor ruwe instructies te testen. Nadat de eerste versie van de stappen is geschreven, vraagt ​​u een medewerker om de instructies te volgen om te zien of zij de loonlijst correct verwerken. Laat de werknemer feedback geven op onderdelen van de instructies die niet klopten of dat ze problemen hadden.

9.

Schrijf de laatste stappen. Gebruik de feedback van de werknemer om de loonlijstprocedures te verfijnen en aan te passen in een definitief formaat.