Office-items centraliseren

Veel eigenaren van kleine bedrijven ontdekken dat het opbergen van hun kantoorbenodigdheden in verschillende gebieden leidt tot tijd- en geldverlies. Supplies kunnen snel ongeorganiseerd raken of verloren gaan, wat leidt tot problemen bij het inventariseren van voorraad. Een beheerd, gecentraliseerd kantoorbenodigdhedengebied vereenvoudigt het proces van het opslaan, lokaliseren, uitbetalen, volgen en bevoorraden van benodigdheden. Het helpt ook om diefstal van leveringen door werknemers te voorkomen, wat vaak voorkomt wanneer iedereen op kantoor open toegang heeft tot kantoorbenodigdheden.

1.

Neem inventaris van uw benodigdheden. Tel alle benodigdheden, deel ze in categorieën zoals "Desk Supplies" of "Printer Supplies" en maak een spreadsheet met het aantal benodigdheden op type.

2.

Selecteer een plek om de benodigdheden te plaatsen, zoals een lege kamer of afgesloten voorraadkast in een open gedeelte van het kantoor.

3.

Bereid het gecentraliseerde gebied voor op de benodigdheden. Als u een lege ruimte heeft gekozen, installeert u opslagkasten, boekenkasten en planken in de deur en in de lade. Als u een open gebied hebt gekozen, installeert u een kast in de vorm van een gesloten deur die groot genoeg is om alle benodigdheden op te bergen.

4.

Breng de benodigdheden zo naar het gebied dat ze op soort worden georganiseerd en optimaliseer de ruimte. Plaats bijvoorbeeld losse bureaubenodigdheden zoals pennen, markeringen, paperclips, nietjes en tape in transparante, geëtiketteerde bakken in uittrekladen of op centrale planken in plaats van kartonnen dozen voor snellere identificatie. Plaats grote of zware dozen op lagere planken of op de vloer voor een betere toegang.

5.

Vergrendel het opslaggebied wanneer u klaar bent met het overbrengen van de benodigdheden.

6.

Maak een beleid dat beschrijft hoe medewerkers supplies moeten aanvragen. U kunt werknemers bijvoorbeeld vragen om hun verzoeken per e-mail te sturen.

7.

E-mail het nieuwe beleid voor benodigdhedenaanvragen naar uw werknemers en plaats het in gemeenschappelijke ruimtes.

8.

Plan een vergadering met uw werknemers om het nieuwe beleid te bespreken. Als uw bedrijf managementpersoneel heeft, overleg dan met de managers om het beleid te bespreken en laat hen vervolgens de rest van uw medewerkers ontmoeten om het beleid te bespreken en eventuele vragen te behandelen.

Dingen nodig

• kasten
• Boekenkasten
• Stellingen
• Doorzichtige plastic bakken
• labels

Tips

• Voer regelmatig een voorraadinventarisatiecontrole uit om het aantal benodigdheden in opslag aan de inventaris in het bestand te koppelen om te bevestigen dat werknemers geen benodigdheden stelen.
• Als u genoeg werknemers in uw bedrijf hebt om er twee toe te wijzen om het gebied met benodigdheden te beheren, wijst u ze toe om alle taken uit te voeren die nodig zijn voor het maken en beheren van een gecentraliseerd benodigdhedengebied.
• Als je oude kantoorbenodigdheden hebt die je een jaar of langer niet hebt gebruikt, doneer ze dan aan een school of liefdadigheidsinstelling, zodat ze geen opslagruimte in beslag nemen.