Richtlijnen voor het aanvragen en houden van een vergadering

Volg richtlijnen voor het aanvragen en organiseren van een vergadering om ervoor te zorgen dat deze productief is en het doel ervan bereikt. Het aanvragen van een vergadering moet gebeuren via een e-mail of agenda-uitnodiging. Selecteer een computerprogramma om de uitnodiging te verzenden, met behulp van de software van de organisatie of een algemene toepassing die beschikbaar is voor ontvangers. Microsoft Outlook, Apple's iCal en Google Calendar hebben bijvoorbeeld allemaal opties voor het verzenden van uitnodigingen voor vergaderingen. De uitnodiging moet het doel, de tijd, de plaats en de deelnemers aan de vergadering vermelden.

Wees voorbereid

Plan uw vergadering van tevoren door de belangrijkste punten en doelstellingen in een agenda te schetsen. Maak hand-outs of een presentatie, indien nodig, om uw informatie tijdens de vergadering over te brengen, volgens Chargris Press. Breng kopieën van alle hand-outs of de presentatie, zodat de genodigden alle relevante informatie kunnen onthouden. Breng een notitieblok en een pen mee. Deelnemers aan een vergadering hebben vaak vragen en ideeën. Noteer alle gedachten die u tijdens de vergadering hebt om op een later tijdstip vragen, antwoorden of ideeën op te volgen.

Niet storen

Als een deelnemer opmerkingen maakt of een vraag heeft, houdt u uw antwoord vast tot nadat het individu klaar is. Zorg ervoor dat je beleefd antwoordt omdat de deelnemer misschien iets gemist of niet volledig begrepen heeft uit de presentatie, volgens Psychology Today. Beantwoord vragen van deelnemers die hun hand opsteken in plaats van degenen die vragen uitblussen, en als er opmerkingen zijn die de vergadering op een zijspoor zetten, zet u het gesprek terug naar het doel en het hoofdthema. Omdat mensen meestal een strak schema hebben, houd de vergadering op het goede spoor en eindig deze op het goede spoor en stipt. De meeste vergaderingen zouden volgens GovLeaders.org niet langer dan een uur moeten duren

Antwoord de telefoon niet

Wanneer deelnemers de kamer binnenkomen, vraag hen dan om hun mobiele telefoons de mond te snoeren en de jouwe uit te zetten, zodat niemand tijdens de vergadering afgeleid wordt. Afleiding kan vergaderingen langer maken en het aannemen van e-mails of telefoontjes terwijl u vragen probeert te beantwoorden of een presentatie geeft, is onbeleefd, aldus GovLeaders.org. Hoewel mobiele telefoons en e-mail een effectieve manier van communiceren zijn, zijn ze niet effectief terwijl u een groep mensen aanspreekt.

Samenvatten

Wikkel vergaderingen af ​​door samen te vatten wat u wilt dat mensen van de vergadering afhalen en vermeld welke stappen u of deelnemers moeten nemen om de doelstellingen te behalen. Indien mogelijk moet elke deelnemer verantwoordelijk zijn voor iets om een ​​doel te helpen bereiken. Beschrijf wat de rol van elke persoon zal zijn, wanneer de taak van het individu moet worden voltooid en met wie de persoon zou moeten overleggen, volgens GovLeaders.org.