Vijf beste praktijken voor effectiviteit van het virtuele team

Een voordeel van het gebruik van internet in het bedrijfsleven is dat u virtuele werkteams kunt maken die als een groep kunnen functioneren, zelfs als de leden zich op verschillende locaties bevinden. Handhaving van de effectiviteit in een virtueel team vereist toewijding van elk lid. Er zijn ook procedures en regels die elk lid van de groep kan volgen om effectieve teamwerkgewoonten te ontwikkelen.

Basis regels

Procedures en gedragsregels bepalen een groep. De beste methode voor een virtueel team is dat de manager procedureregels en regels voor internetetiquette vaststelt die bepalen hoe de groep met elkaar omgaat. De groep moet de tijd nemen om de regels te herzien, en leiderschap moet minstens één online trainingssessie besteden aan het oefenen van groepsprocedures, zodat iedereen begrijpt hoe het team zou moeten functioneren.

Uitwisseling van informatie

Virtuele teams hebben niet het voordeel van directe persoonlijke samenwerking die standaard kantoorgroepen hebben. Elk lid van een virtueel werkteam moet verschillende keren per uur e-mail en andere berichtensystemen controleren en zo snel mogelijk op alle berichten reageren. Dit handhaaft de efficiënte uitwisseling van informatie die essentieel is voor het succes van elk team.

scheduling

Het kan moeilijk zijn om geïmproviseerde virtuele teamvergaderingen op te zetten vanwege de mogelijkheid dat leden mogelijk niet bij hun computer zijn. Om de efficiëntie te behouden, moet een virtueel team een ​​werkschema ontwikkelen waarbij alle leden tegelijkertijd online zijn en het team eventuele problemen kan oplossen die zich tijdens het vooraf bepaalde schema voordoen. De teamleider moet te allen tijde bereikbaar zijn via telefoon of internet in geval van een noodsituatie.

Meerdere communicatielijnen

Een virtuele medewerker kan zich soms geïsoleerd voelen van collega's, ook al functioneert het virtuele team als een groep. Een virtuele werkgroep moet zakelijke communicatielijnen en persoonlijke communicatielijnen hebben voor elk lid. Hierdoor kunnen teamleden werkgerelateerde informatie gescheiden houden van persoonlijke informatie, maar kunnen ze ook voor het kantoor geklets dat virtuele werknemers ontbreken. Elke virtuele werknemer zou bijvoorbeeld een persoonlijk en zakelijk e-mailadres moeten hebben om met teamleden te communiceren.

Empowerment

Micromanaging van een virtuele werkgroep kan frustrerend zijn voor de manager en de werknemers. De teamleider moet werknemers in staat stellen om dagelijkse werktaakbeslissingen te nemen, maar moet een richtlijn opstellen voor beslissingen die door de manager moeten worden goedgekeurd. Dit helpt de werkstroom te verbeteren en stelt teamleden in staat om hun taken te vervullen.