Face-to-face communicatie in het bedrijfsleven

Nieuwe communicatiemethoden zoals sms'en, e-mail en videoconferenties vervangen in hoog tempo de zakelijke communicatie van aangezicht tot aangezicht. Slechts 29 procent van de studenten verkiest face-to-face communicatie, volgens een 2010 "University of Media" -studie uitgevoerd door Mindshare Business Planning groep, Alloy Media en Brainjuicer. In plaats daarvan sturen studenten meer dan 50 sms-berichten per dag. Als deze jonge volwassenen naar de werkplek gaan, zullen ze zich meer op hun gemak voelen met nieuwe technologie dan eerdere generaties. Toch speelt face-to-face communicatie een dominante rol in het bedrijfsleven.

Voordelen

De overgrote meerderheid van de leidinggevenden is nog steeds van mening dat persoonlijke communicatie essentieel is voor het bedrijfsleven, volgens een Forbes Insights-onderzoek van 2009 van meer dan 750 zakelijke professionals. In feite zeiden acht van de tien respondenten dat ze de voorkeur gaven aan persoonlijke ontmoetingen over vergaderingen met technologie, zoals videoconferenties. Persoonlijke ontmoetingen "bouwen sterkere, betekenisvollere zakelijke relaties", zeiden ze terwijl ze betere sociale kansen boden om zich te verbinden met klanten en collega's. Het is ook gemakkelijker om lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen te lezen en non-verbale communicatiesignalen te interpreteren. Respondenten waren het er overwegend over eens dat persoonlijke communicatie het beste is voor overtuiging, leiderschap, betrokkenheid, inspiratie, besluitvorming, verantwoording, openhartigheid, focus en het bereiken van consensus.

beperkingen

Hoewel face-to-face communicatie in het algemeen de voorkeur verdient, zijn er voordelen voor communicatie op afstand, schrijft Chuck Martin in het tijdschrift Chief Information Officer. E-mail en instant messenger-communicatie kunnen de discussie voor grote groepen versnellen in gevallen waarin leden hun werkschema's niet kunnen onderbreken om elkaar te ontmoeten. E-mail is ook een betere manier om vergaderingen te plannen en te bevestigen omdat iedereen betrouwbare, schriftelijke correspondentie zal hebben om naar terug te verwijzen als dat nodig is. Een telefoontje is een verstandigere manier om een ​​snel tweerichtingsgesprek voort te zetten zonder de tijd te blokkeren. Memo's zijn het beste voor langere achtergrondstukken die een verhoogd niveau van begrip en begrip vereisen. Sommige bedrijfseigenaren gebruiken dvd's om zakelijke berichten effectief naar werknemers te verspreiden, wat een korte, boeiende manier is om de aandacht te trekken.

Kenmerken

"Een beetje voorbereiding kan een lange weg gaan, " schrijft Kiplinger's Marty Nemko. De meest effectieve communicatoren weten misschien niet alles, maar hebben hun toespraken bijgesteld om na te denken over een belangrijke niche waar zij experts zijn. Een voorbereide interactie voorbereiden is met name belangrijk bij een persoonlijke ontmoeting wanneer u niet met Google kunt opraken. Neem gejotte notities mee, maar lees geen strikt script. Om de betrouwbaarheid te verbeteren, wees eerlijk, deel een persoonlijk verhaal en trek de empathie van uw luisteraars uit. Graaf voor vers en relevant materiaal. Activeer uw luisteraars actief op een interactieve manier door vragen te stellen of activiteiten aan uw vergadering toe te voegen. Ten slotte herinnert Nemko zich: "Als je spreekt, denk dan als een concertpianist: in vrijwel elke zin kun je je toon, tempo en intensiteit aanpassen, inclusief dramatische pauzes."

misvattingen

Nectarios Lazaris, CIO van het wereldwijde architectenbureau Woods Bagot, vertelde Forbes Magazine: "Het enige dat verloren gaat (in videoconferenties) is dat mensen niet in dezelfde kamer zitten. Anders dan dat, is het hetzelfde." Het is echter een mythe dat bruikbaarheid op afstand net zo goed is als face-to-face resultaten, schrijf Corrie Kwan, Jin Li en May Wong in een UXMatters-magazine van juli 2010. "Zonder een manier om studiedeelnemers te observeren tijdens onderzoek naar bruikbaarheid op afstand, kunnen facilitators geen non-verbale signalen detecteren", concluderen de auteurs, wijzend op het blijvende belang van persoonlijke communicatie in het bedrijfsleven. Ze beweren dat veel zakelijke interacties gebaseerd zijn op empathie, connectie en begrip geïnitieerd door non-verbale signalen, die moeilijk te bouwen zijn zonder deelnemers in dezelfde ruimte te ontmoeten.

overwegingen

Tijd is de grootste belemmering voor face-to-face communicatie in het bedrijfsleven. Overwerkte leidinggevenden hebben vaak het gevoel dat ze simpelweg niet de tijd hebben om alle medewerkers te ontmoeten en op een zinvolle manier met elkaar te communiceren. Om uw tijd te maximaliseren, bijvoorbeeld een handvol senior executives ontmoeten voor een vergadering van een uur op maandag om de belangrijkste kwesties van de week aan te pakken en rapporten van verschillende afdelingen op te vragen. Neem de volgende dag een afspraak met elk individueel lid om rapporten en belangrijke berichten te bekijken die zij voor u hebben samengesteld. Kom op woensdag bijeen met operationele managers en spreek af met front-line supervisors. Tegen vrijdag hebben uw eerstelijnsmedewerkers een nieuw richtinggevoel. Ook al zult u iedereen persoonlijk ontmoeten, u moet uw vergadernotities elektronisch online plaatsen zodat andere werknemers deze kunnen beoordelen, waardoor meerdere communicatiekanalen open blijven.