Uitdagingen bij het beheren van vitale records in organisaties

Veel organisaties besteden enorm veel tijd en geld aan het maken, updaten en beheren van vitale bestanden en records. In veel gevallen vereisen nalevingskwesties dat deze records ten minste zeven jaar worden bewaard, waarbij sommige documenten gedurende de hele levensduur van de organisatie worden bewaard. De uitdagingen waarmee organisaties worden geconfronteerd met betrekking tot documentbeheer kunnen aanzienlijk zijn.

Kosten

Het bewaren van papieren bestanden is een dure aangelegenheid. Wanneer een bedrijf de kosten van het indienen van materialen, de salarissen van archiefmedewerkers en de onroerendgoedkosten in verband met bestandsopslag meetelt, kan de werkelijke kosten voor het bijhouden van documentatie exorbitant zijn. Volgens PricewaterhouseCoopers besteedt de gemiddelde organisatie ongeveer $ 20 aan arbeid om elk papieren document in te dienen, ongeveer $ 120 aan arbeid op zoek naar elk verkeerd gedocumenteerd document en $ 220 aan het opnieuw creëren van een document. Voeg daarbij het feit dat 80 procent van de documenten nooit worden teruggeroepen zodra ze zijn ingediend en de kosten moeilijk te verdedigen zijn.

Verloren documenten

De kosten van het bijhouden van papieren bestanden kunnen acceptabel zijn als bedrijven elk document kunnen vinden wanneer dat nodig is. In werkelijkheid gaan papieren documenten regelmatig verloren. In sommige gevallen worden ze gewoonweg verkeerd opgevuld. Andere keren zijn ze voor altijd verloren. In grote stedelijke centra besteden bedrijven regelmatig hun dossier uit aan een off-site bestandsbeheerbedrijf. Wanneer een opgevraagd bestand niet wordt gevonden in een externe faciliteit, moeten bedrijven enorme middelen besteden aan het ophalen van dozen met gearchiveerde documenten in de hoop het ontbrekende document te vinden. Sommige documenten worden nooit gevonden, waardoor het bedrijf de informatie opnieuw moet maken of volledig afstand moet doen van hun inspanningen en eventuele gevolgen moet accepteren.

Veiligheid

Door hun aard bevatten vitale documenten belangrijke en vaak vertrouwelijke informatie. Het beveiligen van die informatie kan een uitdaging zijn. Sommige bedrijven bewaren essentiële documenten in gesloten opslagruimte en zijn alleen toegankelijk voor bevoegd personeel. De toegang tot de politie, het bijhouden van toegangslogboeken en het toewijzen van machtigingsniveaus draagt ​​alleen bij aan de kosten van het opslaan van de documenten. Nadat het document is afgemeld, is er weinig dat de organisatie kan doen om ervoor te zorgen dat het bestand vertrouwelijk blijft en niet opzettelijk of per ongeluk wordt gedeeld met iemand anders in het bedrijf of daarbuiten.