Wat betekent het schrijven van alinea's in bedrijfsformaat?

Zakelijke documenten - zoals brieven, e-mails, memoranda en rapporten - gebruiken alinea's om verschillende soorten informatie, argumenten en ideeën van elkaar te scheiden. Alinea geschreven in bedrijfsformaat zijn gestructureerd op een formele, professionele en overzichtelijke manier. Wanneer u een bedrijfsdocument aan het schrijven bent, overweeg dan hoe de paragraaf op papier zal verschijnen, de organisatie van de alinea en de plaatsing ervan binnen het totale document. Wees consistent in de manier waarop je je alinea's opmaakt. Gebruik bondige taal en een eenvoudige stijl, zodat de lezer gefocust blijft op uw boodschap.

Blokindeling

Het meest voorkomende visuele formaat voor alinea's in een bedrijfsdocument is het blokformaat waarin het begin van een alinea niet wordt ingesprongen. In plaats daarvan is de gehele alinea één spatie en links uitgelijnd, wat betekent dat deze is uitgelijnd met de linkermarge van het papier. Na elke alinea wordt een lege regel ingevoegd om deze van de volgende alinea of ​​element van het document te scheiden. Het semi-blok, waarin het begin van elke alinea is ingesprongen, wordt minder vaak gebruikt.

doopvont

Alinea's in een bedrijfsdocument worden getypt in een traditioneel lettertype zoals 12-punts Times New Roman. Vermijd het gebruik van ongebruikelijke lettertypen die de inhoud van uw schrijven afleiden. Gebruik hetzelfde lettertype in het hele document, behalve voor koppen die een grotere lettergrootte kunnen gebruiken of in een vet lettertype kunnen worden geplaatst.

Alinea-inhoud

Elke alinea moet één hoofdidee behandelen. Introduceer het hoofdidee in een algemene verklaring in de eerste zin van de alinea. Volg deze zin met een paar zinnen die het hoofdidee ondersteunen. Deze kunnen bestaan ​​uit informatieve details of een argument om uw idee te verdedigen. Wikkel de alinea samen met een samenvattingszin. Als een alinea te lang duurt, loop je het risico de aandacht van de lezer te verliezen. Plaats in plaats daarvan een lange alinea in twee of meer kleinere paragrafen.

Alinea volgorde

Een bedrijfsdocument, zoals een rapport of brief, begint met een alinea die het onderwerp van het document introduceert. Dit wordt gevolgd door een of meer paragrafen die het onderwerp ontwikkelen. Een afsluitende paragraaf vat de informatie samen die u hebt verstrekt of vraagt ​​de lezer om een ​​specifieke actie te ondernemen. Een brief met de redenen voor een advertentiecampagne kan bijvoorbeeld beginnen met een inleidende alinea waarin de campagne wordt voorgesteld, gevolgd door drie alinea's met elk een afzonderlijke reden voor de campagne en een afsluitende alinea waarin de lezer wordt gevraagd de campagne goed te keuren. Als het document lang is, gebruik dan kopjes om hoofdsecties van elkaar te scheiden.

Stijl

Hoewel de toon vriendelijk kan zijn, zijn zakelijke documenten in een formele stijl geschreven. Uw schrijven kan worden gelezen door andere personen dan de oorspronkelijke ontvanger en jarenlang door een bedrijf worden bewaard, dus vermijd persoonlijke opmerkingen. Houd je schrijven op een professioneel niveau door gebruik te maken van genderneutrale taal, evenals de juiste grammatica en spelling. Houd je zinnen kort en to the point. Vermijd clichés, weeën en straattaal.