Wat zijn efficiënte manieren om uitgaande bedrijfsmail af te handelen?

Hoewel e-mail sterk is doorgedrongen, beschouwen de meeste bedrijven 'slakpost' nog steeds als een cruciaal onderdeel van hun activiteiten. Contracten, saldi, facturen en meer reizen allemaal via de post. Een soepel lopend bedrijf heeft een probleemloos systeem nodig om deze belangrijke materialen efficiënt te verwerken. Als het op uitgaande e-mail aankomt, kunt u veel tijd en geld besparen door uw kantoren te structureren en uw werknemers te trainen in het effectief gebruiken van het systeem.

Goede etikettering

Alle uitgaande post moet de afzender en de ontvanger duidelijk identificeren. Instrueer medewerkers in de juiste voorbereiding van enveloppen en stel iemand beschikbaar voor het beantwoorden van vragen over de mail. Vermijd handschrift op enveloppen wanneer u tijd kunt besparen door het proces te automatiseren. Bestel op maat gemaakte enveloppen of etiketten met de gegevens van uw bedrijf, gespecialiseerd indien nodig voor afzonderlijke afdelingen, groepen en individuen, zodat zowel de postdienst als de ontvanger weten wie de brief heeft verzonden. Voor ontvangers van routinemail gebruikt u plastic vensterenveloppen en voert u de informatie van de ontvanger per computer in voor snelheid en nauwkeurigheid. Voor grote of regelmatige hoeveelheden uitgaande e-mail gebruikt u softwaretools om de informatie van de ontvanger automatisch af te drukken door te tekenen van bestaande accountbestanden.

Office Mail-beweging

Om uitgaande e-mail effectief te verzamelen, hebt u een systeem met omgekeerde boomstructuur nodig om alle uitgaande e-mail te verzamelen en naar een of meer afleverpunten te brengen, waar uw bedrijf het aan koeriers voor de post of een rederij overhandigt. Mail-outboxes instellen in alle kantoren en gebieden die uitgaande e-mail genereren en verzamelruimten toewijzen voor grotere uitgaande pakketten, zodat deze niet regelmatig de werkruimtecapaciteit overbruggen. Streven naar een systeem waarbij werknemers hun uitgaande post met een minimum van tijd en moeite kunnen afgeven.

Interne verzameling

Wijs één of meer werknemers toe om e-mail en pakketten van alle aangewezen bakken en kamers te verzamelen voor sorteren en verwerken in de centrale postkamer. Voorzie de werknemers van checklists zodat ze geen inzamelpunten vergeten. Selecteer medewerkers die tijdig kunnen werken en die de post klaar hebben staan ​​om op tijd naar buiten te gaan, en die een goede relatie kunnen onderhouden met de pick-up koeriers. Zorg voor frankeermachines in de postkamer zodat niemand te maken krijgt met het aanbrengen van stempels.

Pick-up tijden

Uitgaande e-mail komt de hele dag op en als een bepaald stuk e-mail laat in de prullenbak komt, gaat het pas de volgende werkdag uit. Identificeer een optimale ophaaltijd voor mail, afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf, en plan regelmatig afhalen met de US Postal Service en met een geprefereerde logistieke verzender zoals UPS of FedEx voor pakket- en overnight postbezorging. Om post zo snel mogelijk te bezorgen, heb je mogelijk meerdere pickups nodig gedurende de dag. Omgekeerd, als uw bedrijf niet genoeg e-mail genereert om het normale ophalen van een logistieke verzender te ondersteunen, wijst u een medewerker toe om die mail naar het dichtstbijzijnde afleverpunt van de verzender te brengen.