Wat zijn de nadelen van een papierloze audit?

Accountants helpen kleine bedrijven ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de arbeids- en belastingwetgeving. Veel auditors bieden papierloze audits, waarbij de auditor toegang heeft tot elektronische gegevens en zijn eindverslag per e-mail of website afgeeft. Elektronische audits kunnen eigenaren van kleine ondernemingen tijd en geld besparen; echter, zowel de auditor als de werknemers van het bedrijf moeten op hun gemak zijn met de technologie.

Vereist technologie

Auditors moeten vertrouwd zijn met het gebruik van computersoftware om auditrapporten te maken. Als een auditor niet bekend is met computers of met de software die van hem wordt verwacht, kan hij een steile leercurve hebben. Auditoren moeten ook vertrouwd zijn met het gebruik van e-mail of websites en het uploaden van bijlagen, terwijl bedrijfseigenaars auditrapporten moeten kunnen ophalen uit hun e-mail of door naar een website te gaan.

Veiligheidsoverwegingen

Als een auditor computers of andere technologie gaat gebruiken om een ​​audit voor te bereiden, moet ze rekening houden met veiligheidsfactoren die accountants die papieren rapporten maken niet hoeven te overwegen. Audits verwijzen vaak naar gevoelige informatie, zoals de financiën van een bedrijf of belastingvereisten. Auditors moeten deze informatie veilig kunnen verzenden; alleen werknemers van het bedrijf die de informatie in het rapport moeten kennen, moeten online of via e-mail toegang kunnen krijgen tot controleverslagen.

Verschillende archiveringsvereisten

De Internal Revenue Service en andere overheidsinstanties kunnen andere regels hanteren voor het bijhouden van elektronische gegevens dan voor het bijhouden van papieren documenten. Bedrijfseigenaren moeten weten hoe auditrapporten moeten worden opgeslagen en hoe lang ze moeten opslaan voordat ze instemmen met een elektronische audit. Hoewel elektronische audits vaak "papierloos" worden genoemd, is het bovendien mogelijk dat sommige documenten moeten worden afgedrukt om te voldoen aan de regels van de overheid.

Veranderende systemen

Als een bedrijf eerder op papieraudits vertrouwde, moet het overschakelen naar een elektronisch systeem voordat het kan profiteren van papierloze audits. Dit kan weken of maanden duren, afhankelijk van hoe de computer was gebaseerd voordat het bedrijf overstapte. Bovendien kan een deel van het personeel een training nodig hebben om toegang te krijgen tot het nieuwe systeem of om het te gebruiken. Het kan dus een jaar of langer duren voordat een bedrijf overschakelt naar een papierloos systeem.