Onverwachte afwezigheden en arbeidswetten

Absences van werknemers kunnen kostbaar zijn, vooral als u tijdelijke werknemers moet inhuren of overuren moet betalen aan andere personeelsleden om voldoende personeel voor uw bedrijf te verzekeren. Afwezigheden vallen in drie categorieën: verontschuldigd (vooraf goedgekeurd door een supervisor); unexcused (niet vooraf goedgekeurd) en geen fout (die niet geclassificeerd). Afgeefse en afwezige afwezigheden worden over het algemeen beschouwd als een kostenpost om zaken te doen, maar het beheersen van de kosten van onvervuld verzuim is van vitaal belang voor kleine bedrijven. Het begrijpen van de wetten met betrekking tot ziekteverzuim kan uw bedrijf helpen kosten te beheersen en juridische valkuilen te vermijden.

Vrijgestelde en niet-vrijgestelde werknemers

Wetten met betrekking tot beloning tijdens afwezigheid gelden anders voor vrijgestelde en niet-vrijgestelde werknemers. De meeste werknemers, gecategoriseerd als niet-behandeld, vallen onder de loon- en urenregels van de Fair Labor Standards Act en kunnen worden gedokt voor alle gemiste tijd op het werk. Vrijgestelde werknemers zijn vrijgesteld van FLSA-regels; de meest voorkomende vrijstellingen zijn voor administratieve, uitvoerende en professionele medewerkers, IT-professionals en externe verkoopmedewerkers.

Als een vrijgestelde werknemer op enig moment tijdens de betaalweek heeft gewerkt, kan zijn loon niet worden gekoppeld zonder het verlies van zijn vrijgestelde status te riskeren. Verlies van vrijgestelde status betekent dat je 1 1/2 keer zijn tarief moet betalen voor elk uur dat hij 40 achteraf en verder gewerkt heeft. Een geschreven beleid dat een bepaald aantal zieke of persoonlijke dagen aangeeft, staat je toe om gemiste dagen te tellen tegen dit aantal; als de vrijgestelde werknemer dat aantal overschrijdt, kunt u de betaling in de dock plaatsen en disciplinaire actie ondernemen, tenzij de werknemer aan andere criteria voldoet.

Ziekte, handicap en letsel

Twee andere federale wetten regeren afwezigheden wegens ziekte of invaliditeit en zijn van toepassing op zowel vrijgestelde als niet-vrijgestelde werknemers. De Family Medical Leave Act is van toepassing op bedrijven met meer dan 50 werknemers; het vereist van werkgevers dat zij werknemers tot 12 weken onbetaald maar werkbeschermd verlof geven, jaarlijks voor hun eigen ernstige ziekte of om te zorgen voor pasgeboren, nieuw geadopteerde of zieke familieleden. Het laat ook verlof toe als familieleden militair zijn. Het verlof kan achtereenvolgens of met tussenpozen worden genomen. De Americans for Disabilities Act is van toepassing op bedrijven met meer dan 15 werknemers en vereist dat u uitgebreid verlof verleent indien nodig om tegemoet te komen aan de behoeften van een werknemer met een handicap. Het vereist ook dat u deze werknemer niet discrimineert in het inhuren of promoties vanwege zijn handicap of behoefte aan extra vrije tijd. Naast federale regels, hebben staten hun eigen wetten die werknemers beschermen die de tijd moeten nemen voor gewonden tijdens het werk.

Aanwezigheidsbeleid

De beste manier om met verzuim om te gaan, is het ontwikkelen van een aanwezigheidsbeleid dat voldoet aan de behoeften van uw bedrijf en voldoet aan de wet. Een degelijk aanwezigheidsbeleid moet het volgende omvatten: te laat komen, ziekte, persoonlijke zaken, gezins- en medisch verlof (inclusief militair verlof) en arbeidsongeschiktheidsverlof. Het beleid moet specifiek zijn. Bijvoorbeeld, hoe snel na het begin van een dienst moet een werknemer bellen als zij ziek is om disciplinaire maatregelen te vermijden? of hoeveel kennisgeving moet een werknemer een leidinggevende geven voor een verontschuldigde afwezigheid? Het beleid moet ook duidelijk aangeven wat de aanleiding is voor disciplinaire maatregelen en hoe die discipline zal evolueren; bijvoorbeeld, het eerste geval van een niet-gefuseerde afwezigheid of afwezigheid van een noodsituatie zonder te bellen, zal een mondelinge waarschuwing activeren; de tweede een schriftelijke waarschuwing, en de derde kan een reden voor beëindiging zijn. Communiceer het beleid schriftelijk aan werknemers en treinbegeleiders. Ontwikkel het beleid consequent om discriminatieclaims te voorkomen.

Abnormale afwezigheid

Sommige bedrijven ontwikkelen een beleid van afwezigheid zonder fouten. In dit systeem wordt er geen poging gedaan om afwezigheden te classificeren als excuus of ongebruikt; in plaats daarvan heeft elke werknemer een bepaald aantal vrije dagen om te werken, zoals gewenst. Progressive discipline wordt gebruikt wanneer de werknemer het aantal toegestane afwezigheden overschrijdt. Hoewel dit systeem misschien gemakkelijk te beheren lijkt, kan het niet weten waarom uw werknemers afwezig zijn, problemen opleveren om te bewijzen dat u hebt voldaan aan FMLA. Dit type systeem voldoet mogelijk ook niet aan uw zakelijke behoeften in retail- of callcenter-situaties wanneer dekking tijdens bepaalde uren van cruciaal belang is.

Record houden

Een goede archivering is belangrijk om rechtszaken te voorkomen. Werknemers kunnen bijvoorbeeld beweren dat ze jarenlang hebben gewerkt in een informele "comptime" -opstelling, hun eigen overwerk bijhouden en vervolgens extra verlof opnemen om de overuren te compenseren. Als u officiële tijdregistraties mist, kunt u niet anders bewijzen. Veel salarissystemen kunnen afwezigheden volgen en een onderscheid maken tussen soorten afwezigheden. Als uw bedrijf niet over dit type optie beschikt, ontwikkel dan een andere manier om individuele afwezigheden bij te houden en typ totalen voor het hele bedrijf.