Soorten kwartaalloonrapporten

Werkgevers moeten periodieke salarisafrekeningen indienen bij de belastingdienst en de nationale belastingdienst. Hoewel de rapporten jaarlijks kunnen zijn, komen kwartaalrapportages over de loonkost vaker voor. Daarnaast vereisen sommige jaarverslagen dat werkgevers driemaandelijkse stortingen doen, waarbij interne loonheffingsverslagen nodig zijn om ervoor te zorgen dat de volledige verplichting vóór het einde van het jaar wordt betaald. De IRS regelt de vereisten voor federale belastingrapporten, maar de rapportagerichtlijnen verschillen per staat.

vertrekken

Payroll-rapporten zijn gebaseerd op het kalenderjaar, zelfs als het bedrijf inkomstenbelasting boekt op fiscaal jaarbasis die een andere periode dekt, zoals 1 juli tot 30 juni. Payroll-kwartalen zijn van 1 januari tot en met 31 maart; 1 april tot en met 30 juni; 1 juli tot 30 september; en 1 oktober tot en met 31 december. De vervaldatum voor kwartaallonenrapporten is meestal een vastgesteld aantal dagen na het einde van een kwartaal. Payroll-rapporten moeten alleen de lonen bevatten die feitelijk aan werknemers zijn betaald gedurende het kwartaal, zelfs als de werkgever ervoor kiest om onbetaalde lonen op te bouwen in de werkelijk gewerkte maand.

Federale loonaangifte

De meeste werkgevers moeten elk kwartaal een IRS-formulier 941-rapport indienen. In dit formulier wordt het bedrag van de federale inkomstenbelasting en socialezekerheids- en Medicare-belastingen vermeld dat de werkgever heeft ingehouden voor personeelschecks, evenals het gedeelte van de werkgever dat socialezekerheids- en Medicare-belastingen heft. Dit rapport maakt geen melding van inhouding door de werknemer, maar bestaat in plaats van forfaitaire bedragen voor elke belasting. Wanneer werkgevers W-2-formulieren voorbereiden voor elke werknemer aan het eind van het jaar, moeten de totalen voor elke op de W-2's gerapporteerde belasting gelijk zijn aan de totalen die op alle 941 rapporten zijn gerapporteerd. Per kwartaal zijn er 941 rapporten uiterlijk op de laatste dag van de maand volgend op het einde van het kwartaal. Als werkgevers tijdens het kwartaal alle stortingen tijdig doen, wordt de vervaldatum met 10 dagen verlengd. De IRS heeft de mogelijkheid om sommige werkgevers toe te staan ​​jaarlijkse, in plaats van driemaandelijkse loonbelastingaangiften in te dienen, maar de IRS zal een werkgever op de hoogte brengen als een dergelijke verandering wordt aangebracht.

Federale werkloosheid belasting

De federale werkloosheidsbelasting wordt jaarlijks gerapporteerd en werkgevers hoeven geen driemaandelijkse aangifte in te dienen. De IRS eist echter dat werkgevers op kwartaalbasis geld storten. Dit vereist dat werkgevers een intern rapport maken om de storting te berekenen. Sommige softwareprogramma's die worden gebruikt om loonlijstcontroles voor te bereiden, kunnen het vereiste rapport genereren, of werkgevers kunnen een handmatige rapport opstellen. Stortingen zijn verschuldigd aan het einde van de maand na het einde van het kwartaal.

Staatsbelasting

In staten met een inkomstenbelasting moeten werkgevers doorgaans driemaandelijkse loonaangiften indienen om het bedrag aan ingehouden inkomstenbelasting van werknemers te melden. De vervaldatum varieert per staat. Washington vraagt ​​bijvoorbeeld dat werkgevers tegen het einde van de maand na het einde van het kwartaal een rapport indienen, terwijl Maryland het rapport uiterlijk op de 15e van de maand na afloop van een kwartaal nodig heeft. Werkgevers moeten contact opnemen met hun nationale belastingcommissie om de vereisten te bepalen.

Staat werkloosheid belasting

Naast het betalen van federale werkloosheidsbelastingen, moeten werkgevers mogelijk ook de nationale werkloosheidsbelasting afdragen. Typisch, werkgevers dragen de volledige kosten van SUTA, wat staat voor de State Unemployment Tax Act. Elke staat heeft andere vereisten met betrekking tot het minimumloon dat een werkgever moet betalen voordat hij aansprakelijk is voor SUTA. Normaal gesproken verzamelen staten SUTA niet over alle betaalde lonen. Een staat kan bijvoorbeeld SUTA-betalingen vereisen voor de eerste $ 7000 die elke werknemer in een kalenderjaar heeft verdiend. Kwartaalrapporten vermelden meestal elke werknemer, zijn sofinummer en het bedrag van de lonen betaald gedurende het kwartaal die onder SUTA vallen, maar de exacte indelingen variëren.

Compensatie van staatarbeiders

In sommige landen kunnen werknemers een arbeidsongevallenverzekering afsluiten via een particuliere vervoerder. In andere staten, zoals Oklahoma, kunnen werkgevers zichzelf verzekeren en driemaandelijkse rapporten aan de staat doorgeven. De schadeverzekering voor werknemers is gebaseerd op de schadegeschiedenis van de werkgever en is een percentage van de loonlijst. Verschillende beroepen bij dezelfde werkgever kunnen verschillende tarieven hebben voor werknemers. Een productiebedrijf kan bijvoorbeeld een lager tarief hanteren voor administratief personeel dat in de frontoffice werkt dan voor draaibankbeheerders die in de fabriek werken.