Is de elektronische handtekening een goed idee of een slecht idee?

Elektronische handtekeningen, ook e-handtekeningen en digitale handtekeningen genoemd, zijn een manier om uw identiteit te verifiëren in een elektronisch bestand, zoals een verkoopovereenkomst. Ze werken met coderingstechnologie, dus u bent de enige persoon die uw unieke codering op elk elektronisch bestand kan gebruiken. Sommigen hebben de technologie omarmd, terwijl anderen sceptisch blijven. Zoals alle technologische ontwikkelingen, hebben elektronische handtekeningen meetbare voordelen, evenals kosten en risico's. Ze zijn een goed idee, maar ze zijn niet voor iedereen.

Digitale authenticiteit

Het belangrijkste voordeel van elektronische handtekeningen is authenticiteit. Het is niet nodig om bestanden af ​​te drukken, te ondertekenen, te kopiëren, te scannen, te faxen of te mailen om te bewijzen dat u bent wie u zegt dat u bent. U hoeft zich ook geen zorgen te maken als iemand uw e-mailaccount hackt. Elektronische handtekeningen voorkomen dat bedriegers valse informatie verzenden of met bestanden knoeien, waarbij de integriteit van elektronische documenten wordt bewaard.

Uitbreiding van Internet Commerce

Met digitale handtekeningen kunnen mensen meer zakelijke transacties online doen. Sinds de Federal Electronic Signatures in de Global and National Commerce Act in 2000 werd aangenomen, waren digitale handtekeningen net zo juridisch bindend als handtekeningen van inkt in de Verenigde Staten. Hiermee kunt u veilig belangrijke items kopen, zoals huizen of voertuigen, en de online handel op tal van manieren uitbreiden.

spaargeld

Met elektronische handtekeningen is er minder behoefte aan papier, inkt en verzendkosten. Veel bedrijven en organisaties slaan records elektronisch op, waardoor er minder opslagruimte nodig is. Elektronisch ondertekenen en archiveren bespaart ook tijd, omdat er minder uitstapjes zijn naar de printer, de mailbox en het opslagbestand. Het is ook eenvoudiger om ondertekende documenten te distribueren, omdat deze naar meerdere ontvangers kunnen worden gemaild. Deze voordelen besparen geld en verbeteren de efficiëntie in industrieën die sterk afhankelijk zijn van records, zoals de gezondheidszorg en de overheid.

Veiligheid

Elektronische handtekeningen zijn over het algemeen veiliger dan handtekeningen van inkt. Om uw elektronische handtekening te vervalsen, moet iemand zowel uw computer als uw handtekeningcertificaatwachtwoord hebben. Technologie of eenvoudigweg goed kopiëren van de hand maakt het maken van een inktsignatuur eenvoudiger. Mensen zijn niettemin op hun hoede voor vervalsing van elektronische documenten, omdat je de authenticiteit van het fysiek getuigen van iemands handtekening met een pen niet kunt vervangen.

Risico's

Hoewel er meetbare voordelen zijn, zijn er ook risico's als u of uw organisatie elektronische bestanden en handtekeningen verkeerd gebruiken. Als u per ongeluk elektronische bestanden verwijdert of verkeerd plaatst, of als ze niet juist worden gecodeerd, zijn financieel verlies, schade aan het bedrijfsimago en aandeelhouderswaarde, verlies van intellectuele eigendom, een verstoring van de bedrijfsstroom en verhoogde aansprakelijkheid allemaal mogelijke risico's.

Kosten

Een nadeel van elektronische handtekeningen is de prijs. U hebt verificatiesoftware en handtekeningcertificaten van certificeringsinstanties nodig om een ​​bestand met uw digitale handtekening te versleutelen. De kosten variëren afhankelijk van het type bestanden dat u wilt coderen. Versleutelingsdiensten kosten per maand of per document. Bovendien moet u misschien personeel, klanten en anderen trainen in het gebruik van elektronische handtekeningen. Of dit allemaal de kosten waard is, hangt af van hoeveel u bespaart in andere kosten, zoals afdrukken en opslag van bestanden. Als je al je documenten toch op papier zet, is het misschien niet de investering waard.